كيفية كتابة محضر اجتماع: خطوات ونموذج تطبيقي

الخلاصة السريعة

اكتب بيانات الاجتماع، ثم خلاصة النقاش والقرارات، وحدد إجراءات المتابعة قبل مراجعة المحضر واعتماده. [1] [2]

• دوّن اسم المجموعة والتاريخ والحضور والغياب، وعرّف الرئيس وكاتب المحضر والوثائق المعروضة. [1]
• سجل القرارات وأسبابها المهمة؛ ولكل إجراء اذكر المسؤول والنتيجة المطلوبة والموعد. [2]
• راجع المسودة وفق آلية الجهة؛ وفي دليل مانشستر يكون الاعتماد عادة في الاجتماع التالي أو بالمراسلة. احفظ المحضر ومرفقاته زمنيًا بصلاحيات مناسبة. [1] [2]
• المثال الآتي افتراضي: قرار تجهيز رف كتب، ومهمة منفصلة لطلب المستلزمات.

البيانات والنقاش

ابدأ باسم المجموعة وتاريخ الاجتماع وأسماء الحاضرين والمعتذرين، مع بيان الرئيس وكاتب المحضر. عرّف الوثائق التي استند إليها النقاش. لخّص الأفكار والحجج اللازمة لفهم القرار، بدل إسناد كل تعليق إلى قائله. [1]

القرارات والمتابعة

ميّز القرار عن الحديث الذي سبق الوصول إليه. اذكر سبب الاختيار عندما يفيد فهم النتيجة، ثم اكتب المهمة والمسؤول عنها وموعد إنجازها. المحضر ليس تفريغًا حرفيًا؛ المطلوب سجل دقيق ومحايد يمكن متابعة إجراءاته. [2]

المراجعة والحفظ

اكتب المسودة قريبًا من الاجتماع، ثم اتبع إجراءات مراجعتها واعتمادها لدى الجهة. في دليل مانشستر تُراجع المسودة قبل عرضها على الرئيس، ويُعتمد المحضر عادة في الاجتماع التالي، وقد يكون الاعتماد بالمراسلة. [2]

اجمع المحضر وجدول الأعمال والمرفقات بحسب تاريخ الاجتماع، واحفظها في مكان يتاح للمصرح لهم. اتبع سياسة جهتك للخصوصية والحفظ. [1]

نموذج تطبيقي

نموذج افتراضي للتدريب: اجتمعت مجموعة «رف القراءة» يوم الثلاثاء؛ حضر مريم وسالم وهالة، وأدارت مريم الاجتماع وكتبت هالة المحضر. نوقشت قائمة تضم اثني عشر كتابًا وصورة الرف المتاح.

القرار: تخصيص الرف للكتب المعارة، لأن موقعه قريب من باب القاعة. المهمة: يرسل سالم طلب شراء بطاقات الإعارة إلى مريم يوم الخميس. بقي اختيار لون البطاقات مؤجلًا؛ فلا يُكتب في المحضر أنه حُسم.

يمكن ترتيب النسخة بهذا التسلسل: بيانات الاجتماع، البند الذي نوقش، القرار، المهمة وموعدها، ثم المسألة المؤجلة. جميع الأسماء والتفاصيل هنا مصطنعة، ولا تمثل اجتماعًا فعليًا. [1]