يمكن تحويل إكسل إلى بي دي إف من خيار حفظ باسم، لكن حفظ الملف لا يغني عن ضبط تخطيط الجدول. [1] ابدأ بتحديد الخلايا المطلوبة، ثم عالج عرض الصفحة حتى لا تنفصل الأعمدة أو يصغر النص أكثر مما يناسب القراءة. الخطوات هنا لبرنامج Excel على الحاسوب؛ وقد تختلف أسماء القوائم بحسب لغة الإصدار.
الخلاصة السريعة
اضبط نطاق الجدول وحجمه قبل حفظه بصيغة PDF، ثم افتح الملف الناتج للتحقق من اكتماله ووضوحه.
- احتفظ بالمصنف الأصلي بصيغة إكسل للعمل عليه لاحقا، واحفظ PDF باسم منفصل. [1]
- راجع منطقة الطباعة؛ فالخلايا خارجها لا تدخل في الطباعة، والنطاقات غير المتجاورة تظهر في صفحات منفصلة. امسحها إذا كانت تستبعد محتوى مطلوبا. [3]
- لجمع الأعمدة في عرض واحد، اجعل العرض صفحة واحدة والارتفاع تلقائيا. تظل الصفوف قابلة للامتداد إلى صفحات أخرى، ويتجاهل الاحتواء فواصل الصفحات اليدوية. [2]
- إجبار العرض والارتفاع معا على صفحة واحدة قد يجعل النص صغيرا. جرّب الاتجاه الأفقي أو مقاس ورق أنسب وراجع النتيجة. [2]
- افتح ملف ثم طباعة لمعاينة الصفحات، واختر نطاق المعاينة المناسب: الأوراق النشطة أو المصنف كله أو التحديد. [4]
- بعد الحفظ، قارن أول صف وآخر صف والأعمدة والأوراق المطلوبة بالمصدر. قلة الصفحات وحدها ليست معيارا لجودة الملف.
حدد الخلايا التي ينبغي أن تظهر
ابدأ بالورقة التي تحتوي على الجدول. إذا أردت جزءا منها، حدد خلاياه ثم افتح تخطيط الصفحة، ومن منطقة الطباعة اختر تعيين منطقة الطباعة. يحتفظ المصنف بهذه المنطقة عند حفظه. [3]
إذا كان الملف يخرج دون صفوف أضفتها حديثا، افحص المنطقة المحددة قبل إعادة ترتيب الجدول. يمكنك إلغاء التحديد السابق من تخطيط الصفحة، ثم منطقة الطباعة، ثم مسح منطقة الطباعة. وانتبه إلى أن تحديد مجموعتين متباعدتين لا يضعهما تلقائيا في صفحة واحدة؛ لكل منطقة صفحة مستقلة. [3]
اجمع الأعمدة دون ضغط كل الصفوف
من تخطيط الصفحة، ابحث عن خيارات التحجيم أو Scale to Fit. اضبط العرض على صفحة واحدة، واترك الارتفاع تلقائيا. بهذا يجمع Excel الأعمدة في عرض الصفحة، بينما يوزع الصفوف على العدد اللازم من الصفحات. [2]
يختلف ذلك عن اختيار صفحة واحدة للعرض وصفحة واحدة للارتفاع. الخيار الثاني يصغّر الورقة كلها، وقد يصعب معه قراءة جدول طويل. إذا ظل النص صغيرا، جرّب الاتجاه الأفقي أو مقاس ورق أكبر يناسب الاستخدام المقصود. وعند استخدام الاحتواء على الصفحات، يتجاهل Excel فواصل الصفحات اليدوية؛ فلا تعتمد عليها وحدها لتحديد التقسيم. [2]
عاين الصفحات ثم احفظ نسخة PDF
افتح ملف ثم طباعة. تحدد خيارات الطباعة ما تعاينه: الأوراق النشطة، أو المصنف بكامله، أو الخلايا المحددة. راجع الصفحات المعروضة، لا الصفحة الأولى فقط. وإذا أردت تجاوز منطقة طباعة محفوظة، يوجد خيار تجاهل منطقة الطباعة ضمن الإعدادات. [4]
بعد ضبط التخطيط، افتح ملف ثم حفظ باسم، وحدد مجلد الحفظ واختر PDF من قائمة نوع الملف، ثم سمّ النسخة واحفظها. أبق نسخة المصنف الأصلية أيضا؛ فالتحويل إلى تنسيق آخر قد لا يحتفظ بكل خصائص ملف إكسل. [1]
اختبر اكتمال الناتج وقراءته
افتح PDF نفسه بعد الحفظ. قارن عناوين الأعمدة، وبداية الجدول ونهايته، وأسماء الأوراق التي تقصد إرسالها. لا تفترض أن معاينة المصنف كله تثبت أن كل أوراقه دخلت في النسخة النهائية. افحص الملف بالحجم الذي سيستخدمه القارئ، ثم قرر إن كان يحتاج إلى تخطيط مختلف.
مثال توضيحي: في جدول حضور طويل، قد تكون أربع صفحات واضحة أفضل من صفحة واحدة تضم كل الأسماء بخط بالغ الصغر. المطلوب أن يرى القارئ اسم الشخص وبياناته دون التنقل بين أجزاء منفصلة من الصف. عدّل الإعدادات بناء على هذه القراءة، ثم احفظ نسخة جديدة وراجعها.
المصادر ومتابعة القراءة
- Microsoft: حفظ المصنف بتنسيق آخر (يفتح في نافذة جديدة)support.microsoft.com
- Microsoft: ضبط مقياس ورقة العمل (يفتح في نافذة جديدة)support.microsoft.com
- Microsoft: تعيين منطقة الطباعة أو مسحها (يفتح في نافذة جديدة)support.microsoft.com
- Microsoft: معاينة ورقة العمل وخيارات طباعتها (يفتح في نافذة جديدة)support.microsoft.com
أُعدّ هذا المقال بصياغة عربية أصلية بالاستناد إلى المصادر أعلاه، وهو مدخل تمهيدي إلى الموضوع. اقرأ منهجية المحتوى وحدوده.