خصائص الوثيقة الأرشيفية: المنشأ والسياق والثقة في السجل

الخلاصة السريعة

ترتبط خصائص الوثيقة الأرشيفية بالنشاط الذي نشأت عنه وسياقها، وبأصالتها وموثوقيتها وسلامتها وإمكان استعمالها. [1][2]

• الوثيقة سجل لنشاط؛ يوضح المنشأ والسياق علاقتها بالجهة والملف والسجلات الأخرى. [1]
• الأصالة تتعلق بهوية السجل ومنشئه؛ الموثوقية بدقة تمثيله للنشاط، وليستا السؤال نفسه. [2]
• السلامة تعني اكتمال السجل دون تغيير غير مصرح به؛ والإضافات المصرح بها تكون ظاهرة. [2]
• إمكان الاستعمال يشمل العثور على السجل واسترجاعه وعرضه وفهم علاقاته. [2]
• في ملفنا المخترع، رسالة الطلب والرد ومحضر الاجتماع ثلاثة سجلات مترابطة، لا ثلاث رسائل مستقلة.

ما هي الوثيقة الأرشيفية؟

السجل ينتج أو يُتلقى أثناء نشاط. وقد تكون سجلات شخص أو أسرة أو مؤسسة، بصرف النظر عن الوسيط؛ فلا تقتصر الفكرة على الورقة القديمة أو الجهة الحكومية. [1]

للتوضيح، أنشأنا ملفًا خياليًا بعنوان «طلب قاعة للقراءة». فيه طلب من سلمى، ورد يحدد موعدًا، ومحضر لاجتماع حول الطلب. الأسماء والجهة والأحداث مخترعة. اخترنا نشاطًا واحدًا لنرى كيف تتصل وثائق مختلفة به، دون قصة تاريخية ندعي توثيقها.

السياق والمنشأ وترابط الوثائق

يُفهم السجل بعلاقته بمنشئه ووظيفته والسجلات المتصلة به. لهذا يضيف سياق الملف معنى لا يظهر من قراءة صفحة منفردة. [1]

إذا عرضنا الرد وحده وفيه «وافقنا على الموعد المقترح»، فسيبقى الموعد مجهولًا في مثالنا. عند وضعه بجوار الطلب الذي كتبنا فيه «الثلاثاء، الساعة الرابعة»، يظهر المقصود. هنا يختلف سؤال «من كتب الرد؟» عن سؤال «على ماذا يرد؟». الرسم يصل الطلب بالرد والمحضر، ولا يعرض وثائق حقيقية.

الأصالة والموثوقية والسلامة

الأصالة: أن يكون السجل ما يدعيه، ومن الشخص المنسوب إليه. الموثوقية: تمثيل النشاط بدقة واكتمال. السلامة: الاكتمال وعدم التغيير غير المصرح به؛ وتُبيّن الإضافات المصرح بها. [2]

كتبنا محضرًا افتراضيًا يقول إن أربعة أشخاص حضروا، وكتبنا في ورقة التدريب أسماء ثلاثة فقط. هذا تعارض وضعناه عمدًا؛ لا تحله معرفة اسم كاتب المحضر. نرجع إلى بيانات المثال لنفحص العد، ونفصل ذلك عن سؤال نسبة المحضر إلى صاحبه.

وهذه قراءة للمثال المحدد؛ لا حكم قانوني على حجية وثيقة، ولا قاعدة عن مدد الاحتفاظ بالأرشيف.

إمكانية استعمال الوثائق

السجل القابل للاستعمال يمكن تحديد مكانه واسترجاعه وعرضه وتفسيره، مع فهم الصلة بالنشاط والسجلات المرتبطة. [2]

سمينا عناصر مثالنا «طلب-01»، و«رد-02»، و«محضر-03». وفي بطاقة الملف الخيالية كتبنا عنوان النشاط وأسماء العناصر وعلاقتها. إذا طلبنا من القارئ الرد، يستطيع في هذا التدريب مطابقة الاسم ثم الرجوع إلى الطلب. ولو عرضنا الرد بلا عنوان أو علاقة، لاضطر القارئ إلى تخمين الملف المقصود. نقارن هنا طريقتين لعرض بيانات المثال، ولا نزعم أننا اختبرنا نظامًا أرشيفيًا قائمًا.