من المسؤول عن مخرجات الذكاء الاصطناعي داخل الفريق؟

الخلاصة السريعة

عيّن أشخاصا يعرفون واجباتهم ويملكون الوقت والصلاحية اللازمة للمراجعة والاعتماد ومعالجة الخطأ.

• افصل إعداد المسودة عن التحقق منها وعن قرار استخدامها، حتى لو جمع شخص أكثر من دور.
• زوّد المراجع بالمرجع ومعايير الفحص؛ وجود إنسان في المسار وحده لا يكفي. ^[2]
• حدد من يستطيع الاعتماد أو الرفض، وما يحدث عند غيابه.
• أنشئ مسارا معروفا للبلاغ والتصحيح، وحدد من يخبر المتأثرين بالمخرج.

ابدأ بتحديد القرارات لا المسميات

يشدد دليل NIST على وضوح الأدوار وخطوط التواصل. ^[1]

قد يسمى الجميع «مسؤول المحتوى»، لكن هذا الاسم لا يجيب عمن يفحص الأرقام أو يسمح بنشرها. اكتب لكل خطوة سؤالها: من يعد النص؟ من يطابقه بالمصدر؟ من يقرر أن النسخة صالحة للاستخدام؟ ومن يتابعها بعد التسليم؟

في مثال افتراضي لإعداد كتيب تعريف بمرفق، تنشئ موظفة مسودة من ورقة معلومات معتمدة. يراجع صاحب المرفق التفاصيل، ويعتمد مسؤول التواصل النسخة التي ستوزع. يمكن لفريق أصغر جمع بعض الأدوار، لكن ينبغي أن يعرف صاحبها متى ينتقل من الكتابة إلى الفحص ومتى يصدر قرار الاستخدام.

اجعل المراجعة عملا يمكن تنفيذه

أعط المراجع الورقة المعتمدة نفسها ورقم نسختها، واطلب منه فحص ساعات الزيارة والأسماء والخدمات المذكورة. إذا تسلم نصا جميلا دون مرجعه، فقد ينشغل بتحسين الأسلوب ويترك المعلومة الخاطئة.

يشير دليل The People Factor الحكومي البريطاني إلى أن الإشراف البشري يحتاج شروطا مناسبة، وأن البشر قد يخطئون. ^[2] في تصميمك، حدد الوقت اللازم ومسار السؤال وحق طلب الإيقاف. لا تجعل المراجعة توقيعا آليا تفرضه سرعة التسليم. وإذا لم يتأكد المراجع من معلومة، يحددها كسؤال مفتوح بدلا من اعتمادها ضمن النص.

وضح حدود الاعتماد والبديل عند الغياب

في الكتيب، قد يستطيع المراجع تصحيح اسم، بينما لا يملك إعلان خدمة جديدة. سجل هذا الحد حتى لا يتحول فحص النص إلى قرار تشغيلي لم تمنحه المؤسسة لصاحبه. ويمكن أن يكون اعتماد المسودة خاصا بطباعة داخلية، لا بإعلان خارجي في كل القنوات.

حدد شخصا مفوضا عند غياب صاحب الاعتماد، أو اجعل العمل ينتظر. اكتب ما يجب أن يتسلمه البديل: النسخة المطلوبة ومرجعها والأسئلة المعلقة. لا تستنتج من سكوت مسؤول مشغول أنه وافق. هذه طريقة مقترحة لتوضيح القرار، وليست قاعدة عن صلاحيات كل المؤسسات.

حدد المسؤول بعد ظهور المشكلة

إذا طبع الكتيب بمعلومة قديمة، يحتاج الفريق إلى من يوقف توزيع النسخة، ومن يتحقق من الصحيح، ومن يصدر النسخة المصححة. لا يكفي أن يقول الكاتب إن النص جاء من الأداة. اجمع خطوات التصحيح في مسار يعرفه الموظفون مسبقا.

يمكن أن تسجل واقعة توضيحية تتضمن المعلومة المخطئة ومرجعها والنسخ المتأثرة والإجراء المتخذ. احصر الاطلاع في من يحتاجه، وحدد من يتواصل مع من تلقوا الكتيب. ثم راجع سبب الفشل: هل كان المرجع قديما، أم غاب الفحص، أم تجاوز الاستخدام نطاق الاعتماد؟ لا تحوّل كل مشكلة إلى حكم بأن موظفا واحدا تسبب فيها قبل فهم المسار.