تحتاج أحيانًا إلى ترتيب الوارد مع الاحتفاظ برسائل قد ترجع إليها. يشرح هذا الدليل أرشفة رسائل جيميل واسترجاعها إلى الوارد على الكمبيوتر، ثم يساعدك على اختيار الإجراء المناسب لكل رسالة. الخطوات مستندة إلى توثيق Google؛ والأمثلة افتراضية، وليست نتيجة فحص بريد شخصي.
الخلاصة السريعة
الأرشفة تزيل الرسالة من الوارد وتبقيها ضمن «كل البريد». لإعادتها، حددها واختر «نقل إلى البريد الوارد»؛ وقد تعود عند وصول رد جديد. [1]
- حدد رسالة قبل اختيار الإجراء؛ ويمكن إظهار أسماء الأزرار نصيًا من الإعدادات. [2]
- ابحث باستخدام in:archive، وأضف المرسل أو كلمة الموضوع عند الحاجة. [3]
- البحث العادي يستثني المهملات والبريد غير المرغوب فيه؛ وسّع نطاقه عند تعذر العثور على رسالة. [4]
- التصنيف علامة تنظيمية؛ عند تفعيل عرض المحادثة لا يُضاف تلقائيًا إلى الردود الجديدة. [5]
- الحذف ينقل الرسالة إلى المهملات مدة تصل إلى ثلاثين يومًا؛ الحذف النهائي يمنع الاسترداد المعتاد، والمسودات المحذوفة لا تُستعاد من المهملات. [6]
- التأجيل يعيد الرسالة إلى أعلى الوارد في موعد تختاره. [7]
- التجاهل يوجّه الردود للأرشيف، مع استثناءات تشمل الإرسال إليك وحدك، أو لمجموعة Google تضمك، أو إضافتك إلى حقلي المستلمين والنسخة. [8]
- رسائل جيميل ومرفقاتها تُحتسب من التخزين؛ تقليل ازدحام الوارد وحده لا يحرر المساحة. [9]
كيف تؤرشف رسالة وتعيدها إلى الوارد؟
افتح جيميل على الكمبيوتر، وحدد المربع المجاور للرسالة، ثم اضغط زر الأرشفة أعلى الصفحة. تختفي الرسالة من الوارد وتبقى ضمن «كل البريد»، الذي يمكنك الوصول إليه من «المزيد» في القائمة الجانبية. عندما تريد إعادتها، اعثر عليها وحدد مربعها ثم اختر «نقل إلى البريد الوارد». وإذا وصل رد جديد على رسالة مؤرشفة، تعود إلى الوارد؛ لذلك ظهور محادثة قديمة مجددًا لا يعني بالضرورة أن عملية الأرشفة لم تنجح. [1]
لتقرر ما يستحق البقاء أمامك، افصل بين سؤالين: هل أنهيت المطلوب في الرسالة؟ وهل تحتاج نصها مرجعًا بعد ذلك؟ تخيل أنك استلمت تأكيد مشاركة في ورشة، وأرسلت المعلومات المطلوبة، لكنك تريد الاحتفاظ باسم المنظم ومكان اللقاء. اكتب المهمة المتبقية، إن وجدت، قبل ترتيب الرسالة. أما رسالة تطلب منك اختيار موعد لم تحدده بعد، فلا تعاملها كملف انتهى لمجرد أنك قرأتها. هذه طريقة مقترحة لفرز العمل، وليست قاعدة تفرضها الخدمة؛ ويمكنك تعديلها وفق طبيعة مراسلاتك.
تمييز الأرشفة من الأزرار المجاورة
يعرض شريط أدوات جيميل إجراءات مختلفة، منها الأرشفة والحذف ووضع علامة غير مقروءة والنقل. يظهر الشريط بعد تحديد رسالة، ويمكن أيضًا اتخاذ إجراء من داخل الرسالة المفتوحة. إذا كانت الرموز تربكك، افتح الإعدادات ثم «عرض جميع الإعدادات»، وابحث عن «تصنيفات الأزرار»، واختر «نص»، ثم احفظ التغييرات أسفل الصفحة. ولعرض خيارات إضافية، افتح «المزيد» واختر التبديل إلى شريط الأدوات المتقدم. [2]
ابدأ برسالة واحدة تعرف موضوعها بدل تحديد مجموعة كبيرة أثناء تعلم الأزرار. اقرأ اسم الإجراء وعدد العناصر المحددة قبل تنفيذه، ثم راجع النتيجة في القائمة. إذا كنت ترتب مراسلات مشروع، اختر أولًا رسالة اكتملت متابعتها فعلًا، لا أحدث رسالة وصلت عشوائيًا. وبعد فهم الإجراء، انتقل إلى مجموعة تشترك في القرار نفسه. وجود عشر رسائل من المرسل نفسه لا يعني أن وضعها واحد؛ فقد تضم تأكيدًا منتهيًا، وسؤالًا ينتظر جوابك، وتعديلًا جديدًا. هذه المراجعة تخص محتوى الرسائل، ولا يمكن لشكل الزر أن يقررها عنك.
العثور على الرسائل المؤرشفة بالبحث
يتيح جيميل عامل البحث in:archive لإظهار الرسائل المؤرشفة. ويمكن جمعه مع from: لمرسل محدد، أو subject: لكلمة في الموضوع. مثال توضيحي أصلي: in:archive from:workshop@example.com subject:موعد. استبدل عنوان المثال بالعنوان الحقيقي، وكلمة «موعد» بكلمة تعرف أنها وردت في الموضوع. وإذا أردت البحث في جميع المواضع، بما فيها المهملات والبريد غير المرغوب فيه، فالعامل المخصص لذلك هو in:anywhere. [3]
لا تبدأ بأكثر صيغة معقدة تستطيع تركيبها. دوّن معلومتين تثق بهما، مثل اسم الجهة وشهر التواصل، ثم جرّب شرطًا واضحًا قبل إضافة الآخر. إذا تذكرت مضمون الرسالة ولم تتذكر عنوانها، فلا تصر على كلمة قد لا تكون في الموضوع أصلًا. افتح النتيجة المرشحة واقرأ تفاصيلها؛ قد توجد رسالتان بعنوان متشابه، إحداهما دعوة قديمة والأخرى تأكيد جديد. مثال البحث أعلاه يوضح الصياغة فقط، ولا يفترض وجود بريد من ذلك العنوان في حسابك أو يضمن أن نتيجة واحدة ستظهر لك.
ماذا تفعل إذا لم تظهر الرسالة؟
إذا كنت تفضل الحقول على كتابة عوامل البحث، اختر «عرض خيارات البحث» داخل مربع البحث. تتيح النافذة إدخال المرسل والموضوع والكلمات والحجم والفترة الزمنية، وتحديد موضع البحث. البحث العادي لا يشمل تلقائيًا المهملات والبريد غير المرغوب فيه؛ لتوسيعه اختر من حقل «بحث» النطاق الذي يجمع البريد والرسائل غير المرغوب فيها والمهملات. وعند العمل بلا اتصال، يقتصر البحث على الرسائل التي تزامنت مع الجهاز. [4]
راجع فرضيتك قبل إضافة شروط جديدة: هل أنت متأكد أن الرسالة أُرشفت، أم أنك تتذكر فقط اختفاءها من الوارد؟ تحقق من الحساب الذي تستعمله، ثم اكتب قائمة قصيرة بما تعرفه فعلًا: الجهة، والموضوع التقريبي، والتاريخ. امسح التفاصيل التي خمنتَها من طلب البحث وجرّب مجددًا. وإذا احتجت مساعدة شخص آخر، اشرح الخطوات التي جربتها والنتيجة، دون إرسال نسخة كاملة من بريدك. بهذه الطريقة تصبح المشكلة محددة: رسالة لم تظهر في نطاق بحث معين، بدل حكم مبكر بأن جميع الرسائل القديمة ضاعت أو حُذفت.
استخدام التصنيفات لتنظيم المرجع
تسمح التصنيفات بتجميع الرسائل تحت أسماء تختارها، وتختلف عن المجلدات؛ كما أنها لا تظهر لمستلمي رسائلك. لإنشاء تصنيف على الكمبيوتر، اختر إنشاء تصنيف جديد بجوار «التصنيفات»، واكتب الاسم ثم أنشئه. ولتطبيقه، حدد الرسالة ثم اختر «تصنيفات» والاسم المطلوب. انتبه إلى عرض المحادثة: عند تفعيله يطبق التصنيف على الرسائل الحالية، لا على الردود الجديدة تلقائيًا. وحذف رسالة يزيلها من تصنيفاتها ومن الوارد، فلا تعتبر تعدد التصنيفات نسخًا مستقلة تحميها من الحذف. [5]
اختر أسماء تستطيع فهمها بعد أشهر، مثل «ورشة التصوير» أو «مراسلات الصيانة»، بدل كلمات عامة لا تتذكر معناها. وقبل إنشاء اسم جديد، اسأل نفسك أين ستبحث عندما تحتاج الرسالة: باسم المشروع أم باسم الجهة؟ حاول أن تكون طريقة التسمية متسقة. فإذا كان لكل مشروع اسم واضح، استخدمه في ملاحظاتك أيضًا. لا تحتاج شجرة طويلة من التصنيفات لكل رسالة؛ المقصود أن تستطيع العودة إلى المعلومة، لا أن تقضي وقت ترتيبها أكثر مما تقضي في إنجاز المطلوب منها.
الفرق بين الأرشفة والحذف
تنقل عملية الحذف الرسالة إلى المهملات، حيث يمكن استعادتها خلال مدة تصل إلى ثلاثين يومًا، ثم تُحذف نهائيًا. ويمكنك تنفيذ الحذف النهائي قبل انقضاء المدة، وعندئذ لا تعود الاستعادة العادية متاحة. لاستعادة رسالة ما زالت في المهملات، افتح «المزيد» ثم «المهملات»، وحدد الرسالة، واستخدم «نقل إلى» لاختيار الوجهة. وهناك استثناء مهم: المسودة المحذوفة لا يمكن استردادها من المهملات. [6]
اجعل قرار التخلص من المحتوى منفصلًا عن رغبتك في تقليل ما تراه أمامك. في مثال افتراضي، قد يتشابه عنوان رسالتين عن شراء جهاز: الأولى عرض أولي انتهى، والثانية تتضمن تفاصيل تحتاجها للمتابعة. لا يكفي تشابه العنوان لاتخاذ قرار واحد بشأنهما. اقرأ المحتوى وحدد حاجتك إليه، خصوصًا إذا لم تكن أنت صاحب القرار في مراسلات عمل مشتركة. وإذا وجدت أنك اخترت الحذف بدل الإجراء المقصود، راجع المكان الذي انتقلت إليه الرسالة فورًا؛ لا تؤجل المراجعة اعتمادًا على الذاكرة أو على اعتقاد أن جميع الرسائل قابلة للاسترداد دائمًا.
متى تختار التأجيل؟
التأجيل مناسب عندما تريد عودة الرسالة إلى انتباهك في وقت معين؛ إذ تُزال مؤقتًا من الوارد وتعود إلى أعلاه في الموعد الذي تختاره. على الكمبيوتر، مرّر المؤشر فوق الرسالة واختر رمز التأجيل، ثم حدد اليوم والوقت. ولعدة رسائل، حددها أولًا ثم اختر التأجيل؛ وإذا لم يظهر الخيار، ابحث عنه ضمن «المزيد». يمكنك العثور على الرسائل المؤجلة في قسم «المؤجل» أو باستخدام in:snoozed. [7]
تخيل رسالة تسألك عن مقاس قطعة لن تستطيع قياسها إلا عندما تعود إلى البيت. قبل اختيار الوقت، حدد ما ستفعله حين تراجعها: قياس القطعة، ثم إرسال الجواب. اختر موعدًا تكون فيه الأدوات والمعلومات متاحة، بدل موعد مزدحم تختاره لمجرد إبعاد الرسالة. كذلك ميّز بين موعدك الشخصي للمراجعة وآخر موعد للرد الذي حدده الطرف الآخر. إذا كان الرد مطلوبًا صباحًا، فلا تجعل تذكيرك مساء اليوم نفسه. هذا المثال لتنظيم المتابعة؛ لا يعني أن التأجيل ينجز المهمة أو يغيّر الالتزام المتفق عليه مع المرسل.
متى تستخدم تجاهل المحادثة؟
عند تجاهل محادثة، تتجاوز ردودها الوارد إلى الأرشيف. حدد الرسالة ثم اختر «المزيد» و«تجاهل»؛ ولإلغاء ذلك اعثر عليها وحددها واختر إلغاء التجاهل. يساعدك البحث is:muted على العثور عليها. لكن التجاهل لا يمنع كل عودة إلى الوارد: قد تظهر رسالة أُرسلت إليك وحدك، أو إلى مجموعة Google أنت عضو فيها، أو عندما يضيفك أحد إلى حقل المستلمين أو النسخة. لذلك لا تعامل هذه الميزة كحظر مطلق لجميع الرسائل ذات الصلة. [8]
قبل إسكات سلسلة طويلة، راجع دورك فيها. ربما انتهى الجزء الخاص بك من نقاش ترتيبات مناسبة، لكنك ما زلت الشخص المسؤول عن تأكيد العدد النهائي. اسأل نفسك: هل يُتوقع مني رد لاحق؟ وهل يوجد قرار لم يصدر بعد؟ إذا كانت الإجابة غير واضحة، احتفظ بملاحظة عن مسؤوليتك أو اتفق مع المشاركين على طريقة تنبيه مناسبة. لا تجعل كثرة الردود وحدها معيار القرار. في المقابل، قد تكون مشاركتك مكتملة ولا تحتاج قراءة كل رد شكر لاحق؛ عندها يكون الهدف تقليل المتابعة المتكررة، مع فهم الاستثناءات المذكورة.
هل الأرشفة توفر مساحة تخزين؟
تُحتسب رسائل جيميل ومرفقاتها ضمن مساحة حساب Google، بما فيها محتويات المهملات والبريد غير المرغوب فيه. كما تشترك خدمات جيميل وDrive وصور Google في مساحة الحساب. لذلك يجب التمييز بين ترتيب الوارد وتقليل البيانات المخزنة؛ بقاء الرسالة في الحساب يعني أن إخراجها من قائمة الوارد وحده لا يحقق هدف توفير المساحة. وتتيح أدوات إدارة التخزين معرفة مواضع الاستهلاك بدل تخمين أن السبب هو عدد الرسائل الظاهر أمامك. [9]
حدد المشكلة أولًا بجملة واحدة: «أريد العثور على مراسلاتي أسرع» أو «أحتاج تقليل استخدام التخزين». إذا كانت المشكلة تنظيمية، راجع أسماء المشاريع وطريقة متابعة الرسائل. وإذا كانت متعلقة بالمساحة، سجّل الخدمة التي تستهلك الجزء الذي تريد مراجعته، ثم افحص العناصر المعنية قبل اتخاذ قرار بشأنها. لا تستخدم عدد العناوين في الوارد كمقياس لحجم بياناتك. ويمكنك الاحتفاظ بملاحظة قصيرة لسبب كل قرار مهم: انتهت المتابعة، أو سأراجع الأمر في موعد محدد، أو لم أعد بحاجة إلى المحتوى. هذه الأسباب تجعل ترتيب البريد مفهومًا عند العودة إليه لاحقًا.
المصادر ومتابعة القراءة
- Google: أرشفة الرسائل وإعادتها (يفتح في نافذة جديدة)support.google.com
- Google: أزرار شريط الأدوات (يفتح في نافذة جديدة)support.google.com
- Google: عوامل البحث (يفتح في نافذة جديدة)support.google.com
- Google: خيارات البحث ونطاقه (يفتح في نافذة جديدة)support.google.com
- Google: إنشاء التصنيفات وإدارتها (يفتح في نافذة جديدة)support.google.com
- Google: حذف الرسائل واستعادتها (يفتح في نافذة جديدة)support.google.com
- Google: تأجيل الرسائل (يفتح في نافذة جديدة)support.google.com
- Google: تجاهل المحادثات واستثناءاته (يفتح في نافذة جديدة)support.google.com
- Google: احتساب مساحة التخزين (يفتح في نافذة جديدة)support.google.com
أُعدّ هذا المقال بصياغة عربية أصلية بالاستناد إلى المصادر أعلاه، وهو مدخل تمهيدي إلى الموضوع. اقرأ منهجية المحتوى وحدوده.