الجرد الدوري والمستمر يختلفان في توقيت تحديث رصيد المخزون. يصف QuickBooks السجل المتواصل مقابل التسجيل في فترات محددة. [1] نوضح الفرق بتمرين كمية، دون مقارنة أسعار برامج أو ضمان الدقة.
الخلاصة السريعة
في المثال سجل الحركات 100+30−45=85، والعد الكامل 84 في اللحظة نفسها يترك فرق 1؛ التحديث المتواصل لا يغني عن فحص ما حدث فعلًا.
- يصف QuickBooks سجلًا متواصلًا في المستمر وتسجيلًا على فترات في الدوري. [1] نتابع كمية في مثالنا، ولم نحدد فيه طريقة لتقييم تكلفتها.
- قائمة الحركات المعلومة تبدأ 100 وحدة، وتضيف استلام 30 وبيع 45 من الصنف والوحدة نفسيهما؛ لا مردود أو تلف أو فقد أو حركة أخرى معلومة في القائمة.
- إذا سُجلت هذه الحركات كاملة وصحيحة، فالرصيد المحسوب 85؛ هذا عدد من السجل المفترض، لا نتيجة عد مادي أجريناه.
- في لقطة دورية نسجل نتيجة عد كامل مُبلغ عنها 84 لنفس المكان واللحظة بلا حركة أثناء العد؛ فرق 1 عن 85 مجهول السبب، وصحة العد لم تثبت بالحساب.
- لم نحدد في معطياتنا تكلفة وحدة أو سعر بيع؛ لا نسمي فرق الوحدة بيعًا إضافيًا أو خطأ شخص حتى يظهر ما يؤيده.
توقيت المتابعة
يصف QuickBooks المستمر بأنه يحتفظ بسجل متواصل، والدوري بأنه يسجل الرصيد عند فترات محددة. [1] لا ننقل وعدًا بأن أي نظام يعطي عددًا صحيحًا دائمًا أو يمنع الخطأ.
نستعمل كلمة الجرد هنا ضمن المقارنة بين النظامين، ونميزها داخل المثال عن عملية عد مادي بعينها. لم نشتر برنامجًا أو نمسح رموز منتجات، والجدول التالي تصميم تعليمي مستقل.
حركات مفترضة محددة
قائمة الحركات المعلومة تبدأ 100 وحدة من صنف واحد، ثم استلامًا منفذًا 30، ثم بيعًا منفذًا 45. الوحدة والمكان والفترة معلومة ومتسقة؛ لا مردود أو تلف أو فقد أو حركة أخرى معلومة في هذه القائمة.
هذه قائمة معلنة للحركات التي سجلناها، وليست شهادة بأن كل ما وقع في مخزن فعلي دخل السجل. نقترح تدوين التاريخ والمرجع مع كل عدد في ورقة المثال حتى نعرف أي سطر استخدم الحساب.
الرصيد من الحركات
إذا كانت القائمة كاملة وصحيحة، يكون 100+30−45=85. الرصيد بعد الاستلام 130، وبعد البيع 85. لا نطرح البيع مرتين بسبب وجود سطر مبيعات وسطر تحديث رصيد للعملية نفسها.
في طريقة متواصلة، تتبع الورقة الأصلية كل خطوة بدل الاكتفاء بعدد البداية. [1] لكنها ما زالت ورقة تصف حركات مفترضة؛ ظهور 85 على الشاشة أو الجدول لا يثبت أننا رأينا 85 وحدة في الرف.
لقطة العد المقارنة
في لقطة دورية مستقلة عن طريقة إدخال السطور، نسجل نتيجة عد كامل مُبلغ عنها لمحتويات المكان نفسه في اللحظة المقارنة: 84، بلا حركة أثناء العد. الفرق عن السجل 85−84=1. نفترض اكتمال نطاق العد، ولا نجعل ذلك شهادة بصحة كل رقم عُدّ.
يُظهر الفرق سؤالًا لم تُجب عنه القائمة. لا تقول المعطيات إن 1 سُرق أو بيع أو أُتلف، ولا إن العادّ أو مدخل البيانات أخطأ. راجع حدود الصنف والمكان واللحظة والمرجع قبل أي تفسير أو تغيير على نشاط حقيقي.
الكمية ليست طريقة التكلفة
لم نضع في التمرين تكلفة وحدة أو سعر بيع، لذلك لا نحول فرق الوحدة إلى خسارة نقدية محددة. ولم نختر في معطياتنا واردًا أولًا أو متوسطًا مرجحًا لتكلفة الوحدات؛ سؤالنا هنا عدد في السجل وعدّ في المكان.
المقارنة التي نقترحها تكتب ثلاثة أشياء صريحة: طريقة متابعة السجل، نتيجة الحساب من الحركات، ونتيجة العد وتوقيته. إذا بقي فرق، سجله كمعلومة غير مفسرة بدل تغيير سطر إلى 46 لمجرد الوصول إلى 84.
المصادر ومتابعة القراءة
- QuickBooks Canada — Differences Between Perpetual and Periodic Inventory Systems (يفتح في نافذة جديدة)quickbooks.intuit.com
أُعدّ هذا المقال بصياغة عربية أصلية بالاستناد إلى المصادر أعلاه، وهو مدخل تمهيدي إلى الموضوع. اقرأ منهجية المحتوى وحدوده.