تكنولوجيا الإعلام والاتصال: كيف تمر المعلومات في النظام؟

ما الذي يجري للمعلومة؟

يمكن أن تدخل معلومة إلى النظام، ثم تحفظ لتستخدم لاحقًا، وتعالج أو تسترجع، وتنتقل إلى مستخدم آخر. هذه العمليات واردة في تعريفات المعجم، وهي وظائف لتوضيح الفكرة وليست قائمة ثابتة من خمسة أجهزة يجب أن توجد في كل نظام.^[1]

سنتتبع ذلك بمثال مكتبة صغيرة. تختار المكتبة في مثالنا تسجيل اسم الكتاب ورمزه وحالة استعارته. وعند سؤال القارئ عن نسخة، يبحث الموظف عن سجلها؛ ثم يحدث السجل إذا خرج الكتاب أو عاد. هذه قصة تعليمية مصممة للمقال، وليست وصفًا لبرنامج مكتبة بعينه.

مثال حسابي من سجل الكتب

لنفترض أن المكتبة لديها 12 نسخة من كتاب، منها خمس نسخ معارة. يكون المتاح على الرف سبع نسخ: 12 − 5 = 7. ثم يعيد قارئان نسختين؛ فتصبح النسخ المعارة ثلاثًا، والمتاحة تسعًا: 12 − 3 = 9.

لم يرتفع العدد الإجمالي للكتب في المثال؛ الذي تغير هو توزيع النسخ بين المستعار والمتاح. يحفظ السجل العدد الجديد، ويمكن للموظف الآخر أن يسترجعه عندما يستقبل سؤالًا عن الكتاب. الأعداد هنا افتراضية، والغرض بيان ما نريد أن يمثله السجل.

لماذا يهم تحديث السجل؟

يعرّف إطار جودة البيانات البريطاني الدقة بمدى مطابقة البيانات للواقع، ويربط ملاءمة التوقيت بالغرض الذي ستستخدم فيه. كما يفيد ذكر وقت جمع البيانات في فهم الفترة التي تصفها.^[2]

لو بقي سجل المثال يعرض سبع نسخ بعد إعادة النسختين، فلن يصف العدد الجديد على الرف. لذلك يهم سؤالان مختلفان: هل العدد مطابق للحالة؟ ومتى سجلت هذه الحالة؟ يوضح هذا التطبيق الفرق بين صحة العدد ووقت تحديثه.^[2]

ما الذي ترسله إلى المستخدم؟

في المثال، يحتاج القارئ إلى جواب واضح عن النسخ المتاحة، بينما يحتاج الموظف إلى سجل يسمح له بالمراجعة. يمكن صياغة الرد: «تسع نسخ متاحة وفق تحديث اليوم»، مع تحديد وقت فعلي بدل كلمة «اليوم» إذا كان الرد سيظل معروضًا مدة طويلة.

ويؤكد الإطار أهمية تحديث المعلومات الوصفية عند تحديث البيانات، حتى لا تظل أوصاف قديمة تضلل من يستخدمها. فالسجل وشرح توقيته يكمل أحدهما الآخر في تفسير المعلومة.^[2]

اقرأ أيضًا: تعريف الإعلام الرقمي: فرق بين المحتوى والمنصة والجهاز، مراحل تطور التكنولوجيا: أربع محطات في نسخ المعلومات ونقلها.