تحليل ABC للمخزون: قيمة الاستهلاك وحدود الفئات قبل الترتيب

اختر معيار الترتيب قبل الحروف

يوضح دليل Oracle الفرق بين الترتيب بالكمية المستخدمة خلال فترة محددة، والترتيب بقيمة الاستخدام، التي تجمع كمية كل حركة مضروبة في تكلفة وحدتها خلال تلك الفترة. لذلك ليست قائمة الأعلى عددًا هي بالضرورة قائمة الأعلى قيمة.[1]

سننشئ خمسة أصناف تعليمية، نرمز إليها بألف وباء وجيم ودال وهاء، ونستخدم سنة واحدة وعملة حساب واحدة. نريد تصنيفها وفق قيمة الاستهلاك في تلك السنة، وليس وفق سعر البيع أو الربح أو كمية موجودة اليوم. جميع الكميات والتكاليف مختلقة للمقال؛ لم نستخرج ملفًا من مخزن أو نظام شركة. الحروف الإنجليزية التي سنضعها على الفئات تسميات لنتيجة قاعدة اخترناها، ولا تثبت جودة المنتج أو ضرورته التشغيلية.

الاختيار الأول في التحليل هو تحديد السؤال. إذا أردنا معرفة الأصناف التي تتحرك وحداتها بكثرة، فالكمية مؤشر يصف هذا الجانب. وإذا أردنا ترتيب قيمة الاستخدام، نحتاج إلى كمية وتكلفة وفق الفترة والتعريف نفسهما. وإذا أردنا وصف قيمة ما بقي على الرف في يوم معين، نحتاج إلى بيانات تلك اللقطة. لا نضع هذه القوائم تحت عنوان واحد ثم نفترض أن تبدل ترتيبها خطأ في البرنامج؛ ربما تغير السؤال الذي يجيب عنه كل عمود.

احتفظ في رأس التقرير باسم المعيار والفترة والعملة ووحدة الكمية. هذه معلومات تسبق ظهور فئة A أو B أو C. لا يكفي أن تكتب «تحليل المخزون» وتعرض الحروف وحدها، لأن زميلًا آخر قد يفهم أن المعيار هو الوحدات الموجودة أو سرعة الحركة. بطاقة تعريف قصيرة تجعل الرقم قابلًا لإعادة الحساب وتكشف الاختلاف بين تقريرين قبل اتخاذ قرار بناءً على أحدهما.

خمس قيم سنوية من بيانات واضحة

في مثالنا، استهلاك ألف ألف وحدة، وتكلفة الوحدة خمسون، فتكون قيمته السنوية خمسين ألفًا. باء ألفا وحدة بسعر تكلفة خمس عشرة، فيعطي ثلاثين ألفًا. جيم ثلاثة آلاف بتكلفة أربع للوحدة، فيعطي اثني عشر ألفًا. دال ألف وحدة بتكلفة خمس، فيعطي خمسة آلاف. وهاء ستة آلاف بتكلفة نصف وحدة نقدية، فيعطي ثلاثة آلاف. نفترض أن تكلفة الوحدة المذكورة ثابتة داخل السنة لكل صنف، كي يكون ضرب الكمية السنوية فيها مطابقًا لتعريف الحالة.

مجموع القيم مئة ألف وحدة نقدية. لاحظ أن هاء يتحرك بستة آلاف وحدة، أكثر من أي صنف في قائمتنا، لكنه صاحب أصغر قيمة سنوية ضمن هذه الفروض. وألف، الذي تحرك بألف وحدة فقط، صاحب أعلى قيمة. إذا رتبت بكمية الحركة وحدها فسيبدأ هاء، وإذا رتبت بالقيمة فسيبدأ ألف. لم يتغير أي صف، بل تغير العمود المستخدم للترتيب.

الكمية ليست مالًا، والتكلفة للوحدة ليست قيمة استهلاك السنة كلها. إذا استعملت خمسين، وهو سعر تكلفة وحدة ألف في مثالنا، بوصفه المبلغ السنوي للصنف، فقد أهملت الألف وحدة التي استهلكت. وبالعكس، إذا أدخلت قيمة السنة في حقل تكلفة الوحدة ثم ضربتها في الكمية، حسبت الكمية مرتين. لذلك نحتفظ بالمدخلين وبناتج ضربهما في أعمدة مستقلة، ونراجع سطرًا يدويًا قبل اعتماد بقية النتائج.

حصة الصنف ثم النسبة التراكمية

نرتب قيم المثال تنازليًا: خمسون ألفًا، وثلاثون ألفًا، واثنا عشر ألفًا، وخمسة آلاف، وثلاثة آلاف. نقسم كل قيمة على إجمالي المئة ألف للحصول على حصتها. تصبح الحصص خمسين وثلاثين واثنتي عشرة وخمسًا وثلاثًا بالمئة. مجموعها مئة بالمئة. أما النسب التراكمية بعد إضافة كل صف بالترتيب فهي خمسون ثم ثمانون ثم اثنتان وتسعون ثم سبع وتسعون ثم مئة.

حصة جيم اثنتا عشرة بالمئة، لكن التراكم عند نهاية صفه اثنتان وتسعون. الرقم الأول يخص الصنف منفردًا، والثاني يضم من سبقه معه في القائمة المرتبة. إذا وضعت التراكم في عمود «حصة الصنف» فسيبدو أن جيم وحده يمثل معظم القيمة، مع أن صفه اثنا عشر ألفًا فقط. سمّ العمودين، واحتفظ بالمبلغ الذي بنيت منه النسبة بجوارها.

يعرض دليل SAP للتصنيف فرقًا بين توزيع الفئات وفق نسبة القيمة، وتوزيعها وفق نسبة عدد العناصر. هما معياران مختلفان، حتى إذا استعملا أسماء الفئات نفسها.[2]

في قائمتنا خمسة أصناف. إذا اجتمعت ألف وباء في فئة واحدة، فهي تحتوي صنفين من خمسة، أي أربعين بالمئة من عدد الأصناف، لكن قيمتهما ثمانون بالمئة من إجمالي قيمة الاستهلاك. لا نجعل الأربعين أو الثمانين قانونًا لكل مخزن، ولا نستنتج أن كل تحليل يجب أن يضع خمس الأصناف في الفئة الأولى. هذه نتيجة بياناتنا المحددة، وتغيير المعيار أو القاعدة قد يغيرها.

قاعدة حد الصف تغير الفئة

سنختار للتعلم حدين تراكميين، خمسًا وسبعين وثلاثًا وتسعين بالمئة. ليسا معيارًا ملزمًا أو توصية لإدارة شركة. ونختار قاعدة تطبيق واضحة: ننظر إلى التراكم قبل إضافة الصف؛ إن كان أقل من خمس وسبعين نعطيه A، وإن كان من خمس وسبعين إلى أقل من ثلاث وتسعين نعطيه B، وما عدا ذلك C. يسمح هذا التعريف بأن يحمل الصف الذي يعبر الحد فئة الجزء الذي بدأ فيه.

قبل ألف التراكم صفر، فيأخذ A. وقبل باء خمسون، فيأخذ A أيضًا، رغم أن التراكم بعده يصل إلى ثمانين ويتجاوز الحد الأول. قبل جيم ثمانون فيأخذ B، وقبل دال اثنتان وتسعون فيأخذ B، ويصل التراكم بعده إلى سبع وتسعين. قبل هاء سبع وتسعون، فيأخذ C. إذن قيم الفئات ثمانون ألفًا للفئة الأولى، وسبعة عشر ألفًا للثانية، وثلاثة آلاف للثالثة.

لو اختار شخص آخر قاعدة مختلفة، تنظر إلى التراكم بعد إضافة الصف، وتعطي A حتى خمس وسبعين بالمئة وB حتى ثلاث وتسعين ثم C، تتغير النتيجة. ألف A، وباء وجيم B، ودال وهاء C. تصبح قيم الفئات خمسين ألفًا واثنين وأربعين ألفًا وثمانية آلاف. لا نعلن أن أحد التطبيقين هو السلوك الافتراضي لمنتج برمجي؛ هما قاعدتان تعليميتان صرّحنا بهما كي نفهم أثر موضع الاختبار.

عندما تختلف تقاريركم عند صنف قرب الحد، راجعوا هل اختبرت القاعدة التراكم السابق أم اللاحق، وهل أدخلت القيمة المساوية للحد في الفئة الأولى أم التالية. قد تتفق الجداول في كل مبلغ ونسبة، ثم تختلف الحروف بسبب هذا التعريف. لذلك يرافق الحد العددي وصف دقيق للصف الذي يعبره؛ كلمة «حتى» وحدها لا تجيب عن جميع الحالات التي يمكن أن تظهر عند تطبيقها.

التعادل يحتاج إلى قرار معلن

قيم مثالنا مختلفة، فلا يختبر حالة صنفين متعادلين. لننشئ حالة منفصلة صغيرة: صنفان لكل منهما ستة آلاف من قيمة الاستهلاك. إذا احتجنا إلى ترتيب أحدهما قبل الآخر، يمكن أن نختار رمز الصنف كمرجع ثابت للترتيب في هذه الحالة. هذا الاختيار لا يثبت أن أحدهما أهم ماليًا من الآخر؛ قيمتاهما متساويتان بحسب المؤشر الذي حسبناه.

إذا وقع الحد بين الصنفين، فقد يحصلان على حرفين مختلفين بسبب ترتيب الصفوف. يمكن أن تتبنى سياسة أخرى تبقي المجموعة المتعادلة معًا، لكن ذلك يغير توزيع الفئات وقد يجعل النسبة الفعلية بعيدة عن الحد المختار. لا نخفي الاختيار داخل فرز غير موثق ثم نفسر الحرفين وكأن البيانات وحدها أثبتت اختلاف القيمة. نعرض المبلغين المتساويين وسبب موضع كل صف.

في ملف عملي، احتفظ بمعرّف ثابت لكل صنف، ولا تجعل اسمًا مختصرًا أو موضع الصف مصدر هويته الوحيد. إذا تغير الاسم التجاري وظل المعرّف نفسه، ينبغي أن تعرف أي سجل كنت تقارن. وإذا اجتمعت وحدات مختلفة تحت اسم واحد بلا تحويل معلوم، تبقى قيمة الضرب محل مراجعة. ثبات المرجع يساعد في فهم التغير، ولا يحل تلقائيًا مشكلة تعريف الوحدة أو التكلفة.

تكلفة الحركات قد تتغير داخل السنة

اخترنا تكلفة ثابتة لكل صنف في المثال الأساسي. في حالة تعليمية أخرى لصنف واحد، استهلكنا ثلاثمئة وحدة بتكلفة أربع، ثم مئتين بتكلفة خمس. قيمة الجزء الأول ألف ومئتان، والثاني ألف، والمجموع ألفان ومئتان. أما جمع الكمية إلى خمسمئة ثم ضربها في تكلفة أربع فيعطي ألفين، أقل بمئتين. الفرق جاء من استبدال تكلفتين بتكلفة واحدة لا تمثل الجزء الثاني في الفرض الذي وضعناه.

لا يعني المثال أن أي تكلفة أخيرة أو متوسطة غير صالحة دائمًا؛ يعني أننا نحتاج إلى تعريف يتفق مع المؤشر والبيانات التي نستخدمها. إذا كان التقرير يجمع تكاليف الحركات، فاحتفظ بتكلفة كل حركة أو بمجموعاتها التي توثق القيمة. وإذا كان يستعمل تقديرًا آخر، سمّه واذكر مصدره، ولا تعرضه كأنه المجموع نفسه دون تحقق. نحن لا نختار سياسة تقييم محاسبية لمنشأة أو نحكم على معيار خاص بها من هذا المثال.

المرتجع والتصحيح والحركة السالبة تحتاج إلى قرار بشأن ما يدخل التحليل. لم نطبق قاعدة موحدة عليها في بياناتنا الموجبة البسيطة. لا تضف صفًا سالبًا إلى قائمة قيمة الاستهلاك ثم تفترض أن النسب والحروف بقيت تفسر الشيء نفسه. افصل الحالات التي تحتاج إلى مراجعة تعريف الحركة، واحتفظ بسبب أي معالجة؛ الحساب يمكنه جمع الأرقام، لكنه لا يختار معنى هذه الأرقام نيابة عنك.

الفترة الجديدة تغير الإجمالي أيضًا

في سنة افتراضية أخرى، سنبقي كميات وتكاليف ألف وباء وجيم ودال كما كانت، ونضاعف كمية هاء إلى اثني عشر ألفًا مع بقاء تكلفة النصف. تصبح قيمة هاء ستة آلاف بدل ثلاثة. الإجمالي الجديد مئة وثلاثة آلاف، ويأتي هاء قبل دال في الترتيب بالقيمة. إذن التغيير لم يكن زيادة حصة صنف داخل مقام ثابت؛ المقام نفسه تغير، وتغير موضع صفين في القائمة.

حصة ألف الجديدة خمسون ألفًا مقسومة على مئة وثلاثة آلاف، أي نحو ثمان وأربعين فاصلة أربع وخمسين بالمئة، رغم أن قيمته لم تنخفض. لا نقول إن استهلاك ألف انخفض من مجرد انخفاض حصته، لأن مبلغه بقي خمسين ألفًا. وكذلك لا نخزن النسب القديمة ثم نضيف فرق هاء إليها دون إعادة الحساب من الإجمالي الجديد؛ قد لا تجمع النتيجة إلى مئة بالمئة أو لا توافق الترتيب الجديد.

عند مقارنة سنتين، احتفظ بجدولي المبالغ والنسب والفئات، مع فترة كل واحد وقاعدة تكلفته وتصنيفه. زيادة قيمة حركة تاريخية ليست بذاتها توقعًا لاستهلاك السنة القادمة، وتغير الحرف ليس وحده دليلًا على تغير الطلب أو الأداء التشغيلي. نحن نستطيع وصف ما تغير داخل مثالنا، بينما يحتاج تفسير أسباب تغير البيانات الفعلية إلى معلومات لم نوفرها.

الفئة المالية لا تقرر كل إجراء

في القاعدة الأولى، هاء C لأن حصته صغيرة من قيمة الاستهلاك، رغم أنه صاحب أكبر كمية حركة. لا يجعل ذلك وجوده غير ضروري للعمل. ربما توجد معلومات عن دوره أو بدائله أو أثر عدم توفره لم تدخل معيار القيمة أصلًا. لذلك لا نستنتج من حرف C أنه يجوز إهماله، كما لا نستنتج من حرف A أنه يجب شراء كمية كبيرة منه أو حفظه بطريقة واحدة محددة.

يمكن أن تستعمل القائمة لترتيب أسئلة المراجعة: ما مصدر تكلفة الصنف؟ هل الفترة مكتملة؟ وهل تغيرت القيمة بسبب كمية أو تكلفة أو تعريف؟ أما تحديد تكرار الجرد ومخزون الأمان وحدود الشراء والسيولة فقرارات لها مدخلات أخرى. لم نحسب في المقال احتمالات نفاد أو مدة توريد أو مبلغ شراء أمثل، ولم نختبر أثر التصنيف على ربح أو أخطاء جرد فعلية.

من المفيد وضع ملاحظات تشغيلية بجوار نتيجة القيمة دون خلطها بها. إذا رأى الفريق سببًا موثقًا للاهتمام بصنف صغير القيمة، يكتب السبب بدل تغيير قيمته لتناسب الانطباع. يستطيع التقرير أن يعرض حرفًا بحسب القاعدة وملاحظة مستقلة بحسب معلومات أخرى. هذا يحفظ طريق الحساب، ويسمح للقارئ بفهم أين انتهى التصنيف وأين بدأ القرار الذي يحتاج إلى تقييم مختلف.

مراجعة قبل اعتماد التقرير

ابدأ بمطابقة قيم الصفوف مع الإجمالي، ثم الحصص مع مئة بالمئة، ثم التراكم مع ترتيب تنازلي معلوم. في مثالنا لا يحتاج ذلك إلى ملف كبير: خمس قيم مجموعها مئة ألف، وخمس حصص مجموعها مئة، والتراكم يصل إلى مئة في النهاية. راجع كذلك أن كل صنف ظهر مرة واحدة في جدول التصنيف، وأن قيمة كل فئة تعادل مجموع الصفوف المنسوبة إليها، لا عدد الصفوف مضروبًا في متوسط اخترته.

إذا كان الإجمالي صفرًا، فإن قسمة قيم الصفوف عليه لا تعطي نسبة صالحة، ولا نملأ الخانة بمئة بالمئة أو بحرف افتراضي دون سياسة معلنة. وإذا كان الإجمالي موجبًا لكن هناك قيم ناقصة أو سالبة تحتاج إلى تفسير، فلا تجعل وصول النسب حسابيًا إلى مئة شهادة على صحة البيانات. الفحص العددي شرط مفيد، لكن معرفة الفترة والوحدة ومعنى التكلفة والحركة جزء آخر من صلاحية التقرير.

بطاقة النتيجة الجيدة تسجل معيار القيمة والفترة والعملة والمدخلات والإجمالي والترتيب والحدود وقاعدة الصف الذي يعبر الحد وسياسة التعادل. أرفق نسخة الأرقام التي طبقت عليها القاعدة، كي لا تصبح مقارنة لاحقة بين نسختين مختلفتين مجهولة. الصورة المولدة والرسم والأصناف في هذا المقال للتعلم، ولا تمثل تحليل مخزن حقيقي أو تدقيقًا محاسبيًا أو ضمانًا بأن توزيعًا معينًا هو الأفضل لنشاطك.