لإنشاء قائمة منسدلة في اكسل، حدد خلية الإدخال وافتح بيانات ثم التحقق من صحة البيانات، واختر قائمة وحدد مصدر الخيارات. [1] الخطوات التالية لمثال بسيط على ويندوز.
الخلاصة السريعة
أنشئ القائمة من التحقق من صحة البيانات، ثم اختبر الخيارات والتنبيه في الخلية التي سيستخدمها القارئ.
- اكتب الخيارات في نطاق مستقل، واستبعد عنوان النطاق عند اختيار المصدر. [1]
- حدد خلية الإدخال، واختر قائمة ضمن سماح، ثم المصدر، وفعّل القائمة المنسدلة في الخلية. [1]
- تنبيه إيقاف يمنع القيمة غير الصالحة عند كتابتها مباشرة؛ أما تحذير ومعلومات فيمكن تجاوزهما. [2]
- عند تمديد مصدر من خلايا عادية، عدّل نطاق المصدر. طبّق التغيير على الخلايا ذات الإعدادات نفسها إذا كان ذلك مقصودا. [3]
- اللصق والتعبئة والقيم الموجودة مسبقا تحتاج إلى فحص؛ ظهور السهم ليس دليلا على صلاحية كل البيانات. [2]
- راجع خيارا صحيحا وقيمة مرفوضة، ثم احفظ النسخة وأعد فتحها.
جهز الخيارات في موضع مستقل
في مثال توضيحي لمتابعة المهام، اكتب «الحالة» في F1، ثم «لم يبدأ» في F2، و«جارٍ» في F3، و«مكتمل» في F4. ستكون B2 خلية اختيار الحالة، بينما يبقى العمود F موضع تعريف الخيارات.
عند تحديد المصدر، اختر F2:F4 دون F1؛ حتى لا يظهر عنوان «الحالة» كخيار. استبعاد عنوان المصدر جزء من إعداد القائمة. [1] حدد العبارات التي ستحتاجها فعلا قبل توسيع المثال إلى عدد كبير من المهام.
اربط خلية الإدخال بمصدر القائمة
حدد B2، ثم افتح بيانات والتحقق من صحة البيانات. في إعدادات، اختر قائمة ضمن سماح. انقر مربع المصدر وحدد F2:F4، ثم تأكد من تفعيل القائمة المنسدلة في الخلية. [1]
راجع خيار تجاهل الفراغ إذا كنت تسمح بترك الخلية دون قيمة، ثم أكد الإعداد. ويمكنك كتابة رسالة إدخال تشرح للمستخدم ما يختاره عند تحديد الخلية. [1] في المثال، تكفي عبارة مثل «اختر حالة المهمة الحالية».
اضبط التعامل مع القيمة غير المسموحة
من تنبيه الخطأ، فعّل إظهار التنبيه عند إدخال قيمة غير صالحة، واختر إيقاف إذا أردت رفض الإدخال المباشر المخالف. تحذير ومعلومات يسمحان للمستخدم بقبول القيمة رغم التنبيه. [2]
اكتب رسالة تبين التصحيح المطلوب، مثل «اختر إحدى الحالات المعروضة». ثم جرّب كتابة «منتهية» في خلية المثال: هذه العبارة غير موجودة في خياراتنا، حتى إن بدت قريبة في المعنى من «مكتمل». راجع أن سلوك التنبيه يطابق ما اخترته.
حدث نطاق المصدر عند إضافة خيار
إذا أضفت «مؤجل» في F5، افتح التحقق من صحة البيانات لخلية القائمة وعدّل المصدر إلى F2:F5. هذا المثال يستخدم نطاق خلايا عاديا؛ يلزم أن يشمل المصدر الخلية الجديدة. [3]
لتحديث بقية الخلايا التي تحمل الإعدادات نفسها، حدد خيار تطبيق هذه التغييرات على كافة الخلايا الأخرى ذات الإعدادات نفسها. راجع نطاق تأثيره قبل التأكيد. أما القائمة المبنية على جدول Excel، فتتحدث خياراتها المرتبطة عند إضافة عناصر إلى مصدر الجدول أو حذفها. [3]
افحص البيانات السابقة والملصقة
توضح Microsoft أن رسائل التحقق تظهر للإدخال المباشر، ولا تظهر عند نسخ البيانات أو تعبئتها. كذلك لا ينبه Excel تلقائيا إلى كل قيمة قديمة غير صالحة عند إضافة قاعدة جديدة. [2]
لفحص القيم الموجودة، حدد الخلايا ثم انتقل إلى بيانات وأدوات البيانات والتحقق من صحة البيانات واختر وضع دائرة حول البيانات غير الصالحة. راجع الخلايا المشار إليها وصححها بحسب القاعدة المقصودة. [2]
في المثال، تحقق من ظهور الحالات الثلاث أولا، ومن ظهور «مؤجل» بعد تحديث المصدر. راجع عرض العمود حتى تقرأ العبارة كاملة، ثم احفظ المصنف وأعد فتحه. اجعل فحص الإدخال جزءا من مراجعة القائمة كلما غيرت الخيارات.
المصادر ومتابعة القراءة
- Microsoft: إنشاء قائمة منسدلة ومصدر خياراتها (يفتح في نافذة جديدة)support.microsoft.com
- Microsoft: تنبيهات التحقق وحدودها وفحص البيانات غير الصالحة (يفتح في نافذة جديدة)support.microsoft.com
- Microsoft: إضافة خيارات القائمة المنسدلة أو حذفها (يفتح في نافذة جديدة)support.microsoft.com
أُعدّ هذا المقال بصياغة عربية أصلية بالاستناد إلى المصادر أعلاه، وهو مدخل تمهيدي إلى الموضوع. اقرأ منهجية المحتوى وحدوده.