إنشاء سجل عهدة نقدية صغيرة يحتاج تحديد ما تمثل خاناته. تعرض Cornell علاقة النقد المتبقي والإيصالات بإجمالي عهدتها. [1] نصمم تمرينًا مستقلًا؛ لا ننقل سقوف الجامعة أو نماذجها.
الخلاصة السريعة
سجلنا المفترض: 400−36−24−60=280 نقدًا؛ والإيصالات 120، ثم 280+120=400. لا تجمع 400 مرة أخرى فوقهما.
- تعرض Cornell مراجعة النقد المتبقي والإيصالات مقابل إجمالي العهدة، مع سجلات مؤيدة؛ هذا سياق الجامعة. [1]
- عهدة 400 صرفت 36 و 24 و 60 فعلًا بوحدة نقدية واحدة، فتترك 280؛ نفترض لا رسوم أو تجديد عهدة أو حركات أخرى.
- الإيصالات الثلاثة تخص الدفعات نفسها ومجموعها 120؛ 280+120=400 للمراجعة؛ [1] لكن النقد وحده 280.
- نسختان للدفعة 24 لا ترفعان المبالغ المستقلة إلى 144؛ إدخالها ثانية يعطي 280+144=424 وهو تكرار 24.
- إذا وصل تجديد 120 كاملًا لاحقًا بلا رسوم أو حركة أخرى، يعود النقد 400 وتبدأ قائمة مراجعة لاحقة؛ لا تضف الإيصالات القديمة 120 مرة أخرى في دورة بلا صرف جديد.
عرّف الخانتين
تعرض صفحة Cornell علاقة النقد الموجود والإيصالات بإجمالي العهدة ضمن ضوابط الجامعة. [1] نستخدم العلاقة التعليمية دون نقل مبالغها أو جدول مواعيدها.
اقتراحنا ورقة صغيرة فيها اسم العهدة والفترة ومراجع الوقائع. ليست نموذج Cornell ولا وثيقة اعتماد؛ لم ننشئ عهدة أو نسلم مبلغًا إلى موظف. تحتاج المنشأة الفعلية إجراءاتها ومسؤولياتها المحددة.
قائمة صرف مكتملة
نفترض عهدة ابتدأت 400 وحدة نقدية. خرج 36 في الدفعة س 1، و 24 في س 2، و 60 في س 3. جميعها منفذة كاملًا من العهدة نفسها ومؤيدة في نموذجنا؛ لا رسوم أو تجديد أو إيراد أو تحويل أو حركة أخرى.
مجموع الأرقام 36+24+60=120، والباقي 400−120=280. في الورقة نضع لكل سطر مرجعه وتاريخه ومبلغه وغرضه في التمرين، ونسجل 280 النتيجة النقدية لا مصروفًا رابعًا.
مراجعة إجمالي لا نقد إضافي
هذه إيصالات الدفعات الثلاث نفسها. [1] العدد 280+120=400، أما 400+280+120=800 فيكرر 400 بأجزائها.
في نموذجنا لا نستنتج من التطابق صحة كل غرض أو توقيع أو مصروف ضريبي؛ لقد افترضنا التأييد الكامل لأجل الحساب، ولم نفحص مستندًا تجاريًا حقيقيًا.
نسخة لا تضيف مبلغًا مستقلًا
وجدت نسخة ثانية تحمل مرجع س 2 والعدد 24 نفسهما. معطيات المثال صريحة بأنها نسخة للدفعة الواحدة. لذلك يبقى مجموع الدفعات 120، وليس 120+24=144.
لو أدخلنا النسخة كمقدار جديد إلى قائمة التأييد، تصبح 280+144=424، أعلى من 400 بمقدار 24. يمكن كشف موضع المدخل المكرر، لكن لا يجوز حذف ورقة مجهولة السبب في سجل فعلي لمجرد أن حذفها يجعل المجموع جميلًا.
تجديد لاحق يبدأ حالة جديدة
في سيناريو تالٍ مستقل، اعتمد ونفذ تجديد 120 إلى العهدة نفسها كاملًا بلا رسوم. يعود المقدار النقدي 280+120=400. لا نفترض صرفًا جديدًا بعد هذا التجديد.
عند بدء مراجعة الدورة اللاحقة، سم الدفعات التي تخصها واربط محفوظات الدورة السابقة بمراجعها. لا تضف 120 الإيصالات القديمة فوق 400 النقد الجديد وتصف 520 عهدة متاحة. الرقم 400 حالي هنا مشروط بالتجديد المنفذ وعدم وجود حركة أخرى، لا بالطلب أو الموافقة وحدهما.
المصادر ومتابعة القراءة
- Cornell — Petty Cash and Cash Drawers (يفتح في نافذة جديدة)finance.cornell.edu
أُعدّ هذا المقال بصياغة عربية أصلية بالاستناد إلى المصادر أعلاه، وهو مدخل تمهيدي إلى الموضوع. اقرأ منهجية المحتوى وحدوده.