حساب تكلفة امتلاك طابعة لثلاث سنوات مع مثال

يبدأ حساب تكلفة امتلاك طابعة بجمع ثمن الجهاز وما تحتاج إليه من حبر وورق وكهرباء وصيانة خلال مدة محددة. ولا يكفي أن تقارن سعر الجهاز أو تكلفة الحبر للصفحة؛ فحجم طباعتك والحبر المرفق وعدد العبوات التي ستشتريها قد يغير ترتيب الخيارات.

الخلاصة السريعة

قارن الطابعتين على المهمة والمدة نفسيهما، ثم احسب ميزانية الشراء والتشغيل كاملة.

حدد عدد الأوجه المطبوعة ونوع المستندات والمدة. السنوات الثلاث في المثال اختيار للحساب، وليست عمرًا مضمونًا للطابعة.
إنتاجية الحبر المعلنة مرتبطة بشروط اختبار؛ راجع الحبر المرفق وشروط الاستعمال، ولا تحول الرقم إلى ضمان. [1]
اطرح الصفحات التي يغطيها الحبر المرفق، ثم احسب عبوات البديل الكاملة. في المثال تحتاج الطابعة «أ» إلى إحدى عشرة عبوة، و«ب» إلى ست.
افصل الوجه المطبوع عن الورقة: الطباعة على الوجهين قد تقلل الورق، لكنها لا تجعل الحبر مجانيًا على الوجه الثاني.
أضف الكهرباء وبنود الخدمة التي يشملها تقديرك، وميز المبلغ الاحتياطي من المصروف الفعلي. تقدير الطاقة يتغير بحسب إعداد الجهاز واستخدامه. [3]
عند طباعة ٢١٦٠٠ وجه يبلغ تقدير «أ» ١١٤١٫٦ وحدة نقدية، و«ب» ٩٠٤٫٤، وفق الافتراضات المبينة. هذه ميزانية نقدية مبسطة بلا خصم زمني أو قيمة بيع.
عند خفض الحجم إلى ٧٢٠٠ وجه، مع تثبيت بقية افتراضات المثال، تصبح «أ» أقل تكلفة. راجع ملاءمة الجهاز والبيانات الناقصة قبل الاختيار.

حدد ما ستطبعه ومدة المقارنة

ابدأ بسؤال عملي: ما العمل الذي تريد إنجازه بالطابعة؟ كتابة «استخدام منزلي» وحدها لا تكفي لإعداد ميزانية مفيدة. افصل مستندات النص الأسود عن الصور الملونة، وسجل أحجام الورق المطلوبة وطريقة إخراج الملفات. إذا كان أحد الجهازين لا يؤدي المهمة الأساسية، فإن انخفاض الرقم أمامه لا يجعله بديلًا مكافئًا للجهاز الآخر.

سنستخدم هنا مثالًا مؤلفًا لطابعتين افتراضيتين نرمز إليهما بالحرفين «أ» و«ب». نفترض أنهما تلبيان الحاجة نفسها إلى مستندات سوداء بالمقاس والجودة المطلوبين، وأن المستخدم يطبع ستمئة وجه شهريًا لمدة ستة وثلاثين شهرًا؛ أي ٢١٦٠٠ وجه. المقصود بالوجه صفحة مطبوعة على أحد جانبي الورقة، وليس ورقة مستقلة بالضرورة.

جميع الأسعار والكميات التشغيلية في هذا المثال افتراضات تعليمية، ولا تمثل عروض متجر أو اختبارًا أجريناه. اخترنا ثلاث سنوات لتوحيد المقارنة، لا لأن كل طابعة تعمل هذه المدة أو تتوقف بعدها. كذلك نفترض ثبات الأسعار وعدم وجود تمويل، ولا نحسب خصمًا زمنيًا للنقود أو قيمة بيع الجهاز في نهاية الفترة.

عند إعداد نسختك من الحساب، اكتب تاريخ كل عرض والعملة وما إذا كانت تكاليف التوصيل والرسوم مدرجة فيه. ضع سعر الجهاز النهائي في خانة واحدة، ثم احتفظ بتفصيله خارج المجموع حتى لا تضيف التوصيل مرتين. وإذا تغير عدد المستخدمين خلال السنة، فاجمع تقديرات الأشهر المختلفة بدل تمديد شهر مزدحم على جميع الشهور.

اقرأ إنتاجية الحبر قبل استعمالها

توضح إبسون أن إنتاجية خراطيشها البديلة تقاس ضمن اختبارات محددة، وأن النتيجة الفعلية تتغير مع الصور والإعدادات والحرارة والرطوبة وتواتر الطباعة. وتذكر أن جزءًا من الحبر المرفق يستخدم عند بدء تشغيل الجهاز، وأن الصيانة قد تستهلك الحبر أيضًا. لذلك لا تساوِ بين رقم اختبار العبوة وعدد الصفحات المضمون لاستخدامك. [1]

خصص في ورقة المقارنة سطرًا للحبر الموجود داخل علبة الطابعة وسطرًا آخر للعبوة البديلة التي تنوي شراءها. الاسم التجاري المتشابه لا يغني عن مطابقة رقم العبوة والطراز. في نموذجنا نفترض، بعد احتساب التجهيز ضمن الفرضية، أن الحبر المرفق بكل جهاز يغطي ألف وجه من المهمة المحددة. لا ننسب هذا الرقم إلى شركة.

أما عبوة البديل في «أ» فثمنها ستون وحدة نقدية وتغطي ألفي وجه، وفي «ب» ثمنها أربعون وتغطي أربعة آلاف وجه. هذه علاقات حسابية مفترضة، وليست وصفًا عامًا لطابعات الليزر أو الخزان أو الخراطيش. وللتعرف إلى آلية التقنيتين يمكنك قراءة الفرق بين طابعة الحبر والليزر بصورة مستقلة عن حساب ميزانيتك.

إذا أعطاك البائع إنتاجية عبوة واحدة، فتأكد من أنها تمثل جميع مواد الاستهلاك الداخلة في المهمة. لا تجمع إنتاجية عبوات ألوان مختلفة لتعلن عدد صفحات ملونة يساوي مجموعها. وفي الحساب الواقعي اترك الخانة غير المحسومة معلقة إلى أن تعرف ما يشمله الرقم؛ النتيجة ذات المدخل الناقص لا تصبح أدق بإضافة منازل عشرية.

احسب العبوات التي ستدفع ثمنها

اطرح أولًا ألف وجه يغطيها الحبر المرفق من إجمالي ٢١٦٠٠ وجه. يبقى ٢٠٦٠٠ وجه تحتاج إلى حبر بديل. وللطابعة «أ» تقسم هذا الباقي على ألفين، فتحصل على ١٠٫٣ عبوة. لكن العبوة لا تباع هنا مجزأة؛ لذلك تتضمن ميزانية المشتريات إحدى عشرة عبوة كاملة، بتكلفة ٦٦٠ وحدة نقدية.

تحتاج «ب» إلى ٥٫١٥ عبوة حسابيًا، لأن الباقي نفسه يقسم على أربعة آلاف. عند شراء عبوات كاملة يصبح العدد ستًا، وتكون قيمتها ٢٤٠ وحدة. نفترض شراء العبوة التالية عند الحاجة، وعدم شراء مخزون احتياطي إضافي. ولو غطى الحبر المرفق جميع الصفحات المتوقعة لما احتجنا إلى عبوة بديلة في هذه الفترة.

هناك فرق بين هذا المبلغ النقدي وبين توزيع قيمة الحبر على المقدار المستخدم فقط. في مثال «أ» تتيح العبوات المشتراة طاقة حسابية مقدارها ٢٢٠٠٠ وجه، يزيد منها ١٤٠٠ على الباقي المطلوب. وفي «ب» تكون الزيادة ٣٤٠٠ وجه. لا نسمي هذه الزيادة هدرًا محققًا؛ إنها رصيد مفترض قد يستخدم لاحقًا إذا بقي صالحًا.

إذا أردت حساب استهلاك الحبر نظريًا بدل المشتريات، فسمِّ المؤشر بوضوح ولا تبدل تعريفه وسط المقارنة. نموذجنا يسأل عن ميزانية المدفوعات، ولهذا يسجل العبوات الكاملة ولا يخصم قيمة الرصيد المتبقي. أما جمع ثمن العبوات ثم إضافة تكلفة الحبر للصفحة مضروبة في العدد فيعد احتسابًا للحبر نفسه مرتين، ويرفع النتيجة دون نفقة جديدة.

افصل عدد الأوراق عن الأوجه المطبوعة

نفترض في الحالة الأساسية طباعة وجه واحد لكل ورقة، وأن رزمة الورق تحتوي على خمسمئة ورقة وتكلف خمس وحدات نقدية. نحتاج إلى أربع وأربعين رزمة لتغطية ٢١٦٠٠ ورقة، فتبلغ مشتريات الورق ٢٢٠ وحدة. يتبقى أربعمئة ورقة من الكمية المشتراة؛ يسري عليها أيضًا الفرق بين دفع ثمن المخزون واستهلاكه كاملًا.

تشجع إرشادات وزارة الطاقة الأمريكية على استعمال الطباعة المزدوجة وإعدادات إدارة الطاقة، وتؤكد النظر إلى خصائص الجهاز وتكاليف استخدامه. الاستفادة من الوجهين تتطلب أن تدعم الطابعة والمهمة هذه الطريقة؛ لا نستنتج من الإرشاد أن كل مستند يصلح لهما أو أن سعر كل بند سينخفض بالنسبة نفسها. [2]

لنفترض الآن أن الأوجه في مثالنا يمكن ترتيبها جميعًا في أزواج دون صفحات فاصلة. يصبح عدد الأوراق ١٠٨٠٠، وتكفي اثنتان وعشرون رزمة بتكلفة ١١٠ وحدات. وفرنا في بند الورق فقط مئة وعشر وحدات مقارنة بالحالة الأساسية. ما زلنا نطبع ٢١٦٠٠ وجه، فلا نخفض عدد عبوات الحبر تلقائيًا إلى النصف.

قد لا يتحقق هذا التقسيم التام إذا كانت الملفات منفصلة ولها صفحات أخيرة فردية، أو احتجت إلى فواصل ومرفقات لا تطبع على ظهرها. عد الأوراق الفعلية المطلوبة في ترتيبك، ثم أضف تقديرًا معلنًا للنسخ المعادة إن كان لديك ما يدعمه. لا تخفِ أوراق التدريب أو النسخ التجريبية داخل افتراض مبهم يسمى «الاستخدام العادي».

أدخل الكهرباء والخدمة دون مضاعفة البنود

يمكن تقدير الطاقة بضرب القدرة بالواط في ساعات الاستخدام ثم القسمة على ألف للحصول على كيلوواط ساعة، وبعدها تضرب الطاقة في تعرفة الوحدة. وتوضح نشرة جامعة فرجينيا للتقنية أن القدرة الفعلية تتأثر بالإعداد المستخدم. لهذا لا تعامل قدرة الطباعة النشطة باعتبارها استهلاك الجهاز نفسه طوال ساعات بقائه متصلًا. [3]

لتبسيط المثال نفترض استهلاكًا سنويًا مقداره ست وثلاثون كيلوواط ساعة للجهاز «أ»، وأربع وعشرون للجهاز «ب»، وتعرفة ثابتة قدرها ٠٫٢ وحدة نقدية لكل كيلوواط ساعة. عند ضرب القيم في ثلاث سنوات تكون الكهرباء ٢١٫٦ وحدة للأول و١٤٫٤ للثاني. القيم هنا مدخلات مؤلفة تشمل الحالات التشغيلية في فرضيتنا، وليست قياسات فعلية.

نضع أيضًا مخصصًا تقديريًا للخدمة قدره ستون وحدة خلال المدة للطابعة «أ»، وتسعون للطابعة «ب». هذا مبلغ نحجزه في الميزانية، لا فاتورة مؤكدة ولا متوسطًا مستخرجًا من أجهزة حقيقية. عند المقارنة بعد انتهاء الفترة، استبدله بما دفع فعلًا ولا تجمع المخصص والمصروف الذي غطاه؛ وإلا ضاعفت البند نفسه من جديد.

اسأل عن الأجزاء التي تستبدل مستقلة وعن البنود المشمولة في أي عقد خدمة قبل ملء هذا السطر. فإذا كان العقد يغطي مادة استهلاك احتسبتها منفردة، صحح نطاق الجمع. وإذا لم يشمل نموذجك النقل أو وقت التعطل أو أجرة المساعدة، فاكتب ذلك صراحة؛ لا تسمِّ مجموعًا محدود البنود تكلفة شاملة لكل ظرف ممكن.

اجمع ميزانية السنوات الثلاث واقرأ الفرق

نفترض أن ثمن «أ» النهائي مئة وثمانون وحدة، وثمن «ب» ثلاثمئة وأربعون. بالعودة إلى الطباعة على وجه واحد، يجمع الجدول مبالغ الفترة الأساسية. لم نضف ثمنًا منفصلًا للحبر المرفق، لأنه داخل سعر الجهاز المفترض، ولم نضف إهلاكًا محاسبيًا فوق سعر الشراء. المقصود ميزانية نقدية مبسطة، وليست قائمة مصروفات محاسبية أو حسابًا ضريبيًا.

ميزانية مؤلفة لطباعة ٢١٦٠٠ وجه خلال ثلاث سنوات، بالوحدة النقدية
البند	الطابعة أ	الطابعة ب
شراء الجهاز	١٨٠	٣٤٠
الحبر البديل	٦٦٠	٢٤٠
شراء الورق	٢٢٠	٢٢٠
الكهرباء	٢١٫٦	١٤٫٤
مخصص الخدمة	٦٠	٩٠
المجموع	١١٤١٫٦	٩٠٤٫٤

يزيد سعر شراء «ب» على «أ» بمئة وستين وحدة، لكن الفرق بين المجموعين يجعل «ب» أقل في هذه الميزانية بمقدار ٢٣٧٫٢ وحدة. سبب النتيجة ليس أن الجهاز الأعلى سعرًا أفضل دائمًا، بل أن وفرة الحبر البديل ضمن افتراضاتنا تجاوزت زيادة سعره ومخصص خدمته. لو تغيرت المدخلات فقد تتغير النتيجة واتجاه الفرق.

يمكن تقسيم المجموع على ٢١٦٠٠ للحصول على متوسط الميزانية لكل وجه ضمن هذه الفترة. لكن لا تستخدم هذا المتوسط لتسعير وجه إضافي واحد مباشرة؛ فهو يحمل جزءًا موزعًا من سعر الجهاز ومخصص الخدمة. طباعة وجه جديد لا تعني أنك تشتري جزءًا جديدًا من الطابعة، وقد لا تتطلب شراء عبوة أخرى في تلك اللحظة.

ومن المفيد الاحتفاظ بعمود للمصدر بجوار كل مدخل: عرض شراء، أو مواصفة إنتاجية، أو تقدير شخصي. عند مراجعة النتيجة ستعرف أي رقم يحتاج إلى تحديث. وإذا اختلف المجموع عن تقدير سابق، فافحص الصفوف التي تغيرت بدل تعديل الإجمالي يدويًا؛ بهذا تستطيع تفسير الفارق دون أن تفقد الرابط بين المبلغ وسببه.

اختبر حجمًا أقل قبل اتخاذ القرار

أعد المثال بمئتي وجه شهريًا، أي ٧٢٠٠ وجه خلال الفترة. بعد الحبر المرفق يبقى ٦٢٠٠ وجه؛ تحتاج «أ» إلى أربع عبوات بتكلفة ٢٤٠ وحدة، وتحتاج «ب» إلى عبوتين بتكلفة ثمانين. وللطباعة على وجه واحد نشتري خمس عشرة رزمة ورق بقيمة خمس وسبعين وحدة. هذه الأعداد ناتجة عن شراء العبوات والرزم كاملة.

إذا ثبتنا بقية مبالغ المثال، بما فيها تقديرا الكهرباء والخدمة، تصبح ميزانية «أ» ٥٧٦٫٦ وحدة، و«ب» ٥٩٩٫٤. الآن تكون «أ» أقل بمقدار ٢٢٫٨ وحدة. تثبيت الكهرباء هنا إجراء لتوضيح أثر تغيير كمية الحبر والورق وحدهما، وليس ادعاءً أن استهلاك الطاقة سيبقى مطابقًا عند تغيير الاستعمال؛ أعد تقديره في المقارنة الفعلية.

لاحظ أن المشتريات تقفز عند الحاجة إلى عبوة كاملة جديدة، ولذلك لا يتغير المجموع بسلاسة مع كل وجه إضافي. لا تنقل نقطة تعادل مشتقة من تكلفة حبر نظرية إلى ميزانية عبوات كاملة دون إعادة الفحص. جرّب حجمك المتوقع وحجمًا أقل وآخر أعلى، مع الحفاظ على تعريف كل بند، لترى مدى اعتماد قرارك على تقدير الكمية.

قبل الشراء، راجع كذلك أن الطراز المختار يحقق حاجتك إلى اللون والاتصال والمقاس والسرعة والورق، وأن مواد استهلاكه المطلوبة متاحة وفق عرض تستطيع التحقق منه. إذا كان فرق الميزانية صغيرًا والمدخلات غير محسومة، فلا تعرض الفارق بوصفه وفرًا مضمونًا. اكتب السؤال المتبقي للبائع وحدد الإجابة التي ستغير الحساب، ثم حدّث المقارنة على أساسها.

المصادر ومتابعة القراءة

أُعدّ هذا المقال بصياغة عربية أصلية بالاستناد إلى المصادر أعلاه، وهو مدخل تمهيدي إلى الموضوع. اقرأ منهجية المحتوى وحدوده.