لكتابة فهرس البحث، اجمع عناوين أجزائه بالترتيب، واربط كل عنوان بالصفحة التي يبدأ فيها، ثم طابق القائمة مع النسخة التي ستسلمها. وتؤكد إرشادات جامعة ولاية آيوا مطابقة العناوين وأرقام الصفحات للنص؛ أما تفاصيل تنسيق الرسالة فترجع إلى دليل الجهة المعنية. [3]
سنستخدم عبارة «فهرس البحث» هنا بمعنى جدول المحتويات داخل المستند. ستجد شرحًا للفرق بينه وبين كشاف المصطلحات، وخطوات للعمل في Word، ثم نموذج تقرير افتراضي يوضح لماذا لا يكفي أن تكون قائمة العناوين جميلة إذا كانت صفحاتها قديمة. الأمثلة والأرقام من إعدادنا؛ لا تمثل بحثًا منشورًا أو قواعد جامعة بعينها.
الخلاصة السريعة
فهرس البحث المقصود هنا يعرض بنية المستند وعناوينه وصفحات بدايتها؛ طابقه مع النسخة النهائية واتبع دليل مؤسستك. [3]
- ميز جدول المحتويات المبني على العناوين من كشاف المصطلحات الذي يجمع إدخالات ومواضع ورودها؛ فهما مهمتان مختلفتان في Word. [1] [4]
- خطط لعناوين رئيسية وفرعية متسقة، واستخدم نمط العنوان المناسب في Word، ثم أدرج جدول محتويات تلقائيًا من تبويب مراجع. [1]
- بعد تعديل النص، تحديث الصفحات فقط لا يغير نصوص العناوين؛ تحديث الجدول بأكمله يجدد العناوين والصفحات. الجدول اليدوي يحتاج تعديلًا يدويًا. [2]
- في نموذجنا يبدأ قسم النتائج في الصفحة التاسعة، ثم يصبح في الحادية عشرة بعد إضافة صفحتين قبله؛ الأرقام توضيحية وليست بيانات بحث حقيقي.
- راجع كل عنوان ورقم في ملف التسليم نفسه، وتحقق من الالتفاف والمحاذاة ووضوح مستويات العناوين؛ لا تجعل التجميل يسبق تصحيح المحتوى.
- إذا غاب عنوان، فافحص نمطه ومستواه قبل كتابته داخل القائمة. وحدد مسؤولية التحديث عند مشاركة الملف، واحفظ نسخة يمكن الرجوع إليها.
أي فهرس تقصد قبل بدء العمل؟
تعرض Microsoft وظيفتين مختلفتين: جدول المحتويات يعتمد على عناوين المستند، بينما يجمع الفهرس المصطلحات والموضوعات مع صفحات ورودها بعد تمييز إدخالاتها. إذا أردت قائمة بالفصول، فلا تبدأ بأمر تمييز إدخال مخصص للكشاف. [1] [4]
لنفرض أنك أعددت تقريرًا عن ركن قراءة في مدرسة. تريد أن يعرف القارئ أين تبدأ المقدمة، وأين ترد طريقة العمل، وأين يجد النتائج. هذه مهمة جدول المحتويات في مثالنا. أما إذا أردت البحث عن كلمة «استعارة» حيثما وردت عبر التقرير، فهذه حاجة أخرى لا تحلها قائمة الفصول وحدها. تحديد الحاجة يمنعك من إعداد قائمة صحيحة لغرض مختلف عن غرضك.
ولا تخلط هذا العمل بفهرسة الكتب في مكتبة. فالمقال الحالي يتعلق بأجزاء مستند واحد، لا بسجل يصف كتابًا وناشره وطبعاته. قبل اختيار الأداة، اكتب سؤال القارئ في جملة: «أين يبدأ قسم النتائج؟». عندئذ تستطيع اختبار فهرسك بفتح الصفحة التي يشير إليها، بدل الحكم عليه من عدد الكلمات التي جمعها أو من كثرة التفاصيل في شكله.
حدد دليل التنسيق الذي ستعمل به
في تعليمات جامعة ولاية آيوا، يجب أن تطابق عناوين جدول المحتويات عناوين النص وأن تتفق أرقام الصفحات مع مواضعها، مع شروط تنسيق تخص رسائل الجامعة. نستخدم مبدأ المطابقة، ولا ننقل ترتيب صفحاتها التمهيدية أو خطوطها بوصفه قاعدة لجميع الأبحاث العربية. [3]
إذا كان التقرير واجبًا دراسيًا، اسأل عن النموذج المطلوب قبل أن تخصص وقتًا طويلًا لتنسيق القائمة. في تمريننا يطلب المعلم إدراج أقسام التقرير الأساسية دون التفاصيل الصغيرة، لذلك نعرض مستوى رئيسيًا ومستوى فرعيًا فقط. قد تطلب جهة أخرى تفاصيل أكثر. اختلاف الطلب لا يعني أن أحد النموذجين خاطئ في كل الحالات؛ معيارك هو متطلبات التسليم المعروفة.
اكتب قائمة قصيرة بما يلزمك التحقق منه: موضع جدول المحتويات، والمستويات المطلوبة، وطريقة ترقيم الصفحات، وشكل العناوين، وإدراج الملاحق أو القوائم الأخرى. إذا بقي بند غامضًا، سجله كسؤال بدل اعتماد عينة عشوائية من الإنترنت. تستطيع إعداد مسودة عملية إلى أن تحصل على التوضيح، لكن لا تصف اختيارك الشخصي بأنه شرط رسمي لم تفرضه الجهة.
ارسم بنية التقرير قبل إدخال أرقام الصفحات
في تقريرنا الافتراضي نختار خمسة أقسام رئيسية: المقدمة، وطريقة العمل، والنتائج، والمناقشة، والمراجع. تحت طريقة العمل نضع «وصف الركن» و«طريقة تسجيل الملاحظات». وتحت النتائج نضع «استخدام المقاعد» و«طلبات الكتب». هذه بنية ألفناها للتدريب؛ لا تعني أن كل بحث يحتاج إلى الأقسام نفسها أو إلى هذا العدد من الفروع.
اسأل عن العلاقة بين كل فرع وعنوانه الأعلى. «طلبات الكتب» في نموذجنا نتيجة من نتائج الملاحظات، لذلك وضعناه تحت النتائج. لو كنا نشرح في ذلك الموضع كيف صممنا بطاقة الطلب، لاحتجنا إلى عنوان آخر في قسم طريقة العمل. وظيفة العنوان أن يصف المادة التي تحته. لا تعالج عنوانًا غير مناسب بتغيير مكانه في الفهرس وحده بينما يظل النص مختلفًا.
ويمكنك اختبار الترتيب بقراءة العناوين دون الفقرات. هل ينتقل القارئ من السؤال إلى طريقة العمل ثم إلى ما ظهر ثم إلى تفسيره؟ في هذا المثال نعم، بشرط أن يحتوي المتن فعلًا على تلك المادة. إذا كان قسم النتائج فارغًا، فلا تجعل الفهرس يوحي بأن التقرير مكتمل. احتفظ به في المسودة بوصفه قسمًا قيد الإعداد، واحذف هذا التنويه أو عالجه قبل تسليم النسخة النهائية.
كيف تختار مستوى كل عنوان؟
اعتبر في التدريب أن «النتائج» عنوان رئيسي، وأن «استخدام المقاعد» عنوان تحته، وأن «الفترة الأولى» تفصيل داخل استخدام المقاعد. هذه ثلاث درجات في العلاقة بين أجزاء التقرير، وليست ثلاثة أحجام للخط فحسب. قد يعرض جدول المحتويات الدرجتين الأوليين وفق طلب المعلم، بينما يظل التفصيل الثالث موجودًا في المتن دون إدراجه في القائمة المختصرة.
اتبع الاختيار نفسه في الأقسام المماثلة. إذا ظهر فرع «استخدام المقاعد» في القائمة، فمن المفيد في نموذجنا أن يظهر فرع «طلبات الكتب» بالطريقة نفسها، لأنهما في الدرجة نفسها تحت النتائج. أما نقل أحدهما إلى مستوى رئيسي كي يبدو أوضح بصريًا فيغير وصف البنية. عالج الوضوح بالشكل بعد أن تحسم العلاقة بين العناوين.
وعند إعداد تقرير جماعي، يمكن أن يكتب شخص عناوينه بطريقة مختلفة عن زميله. اقترحوا ورقة صغيرة تجمع اسم كل قسم ومستواه قبل دمج الملفات. إذا ظهرت عبارة طويلة داخل الفقرة، لا تجعلها عنوانًا لمجرد أن الكاتب لونها. اقرأ ما تفعله: هل تقدم جزءًا مستقلًا أم تؤكد جملة؟ هذا الفحص متعلق ببنية مثالنا، ويأتي قبل قرار إدراج العبارة في جدول المحتويات.
إدراج جدول محتويات تلقائي في Word
وفق دعم Microsoft، يعتمد الجدول التلقائي على العناوين. حدد العنوان الرئيسي وطبق نمط «العنوان 1» من أنماط الصفحة الرئيسية، ثم ضع المؤشر في موضع الجدول، واختر من «مراجع» قائمة «جدول المحتويات» ونمطًا تلقائيًا. تختلف الواجهة بحسب النسخة والمنصة، فارجع إلى تبويبها في صفحة الدعم. [1]
قبل العمل على الملف الذي ستسلمه، احتفظ بنسخة تدريبية من تقريرك. في نموذجنا نبدأ بتمييز عنوان «المقدمة» ونتحقق أنه عنوان فعلًا في المتن، ثم نكرر التنظيم مع العناوين الأخرى. لا نكتب أرقام صفحات متوقعة من الذاكرة قبل اكتمال توزيع النص. إذا انتهى قسم في صفحة غير التي توقعناها، فالمطلوب تسجيل موضعه الفعلي لا فرض الرقم المخطط عليه.
بعد الإدراج، اقرأ ما ظهر بوصفه قائمة تحتاج إلى فحص. هل توجد المقدمة مرة واحدة؟ هل ظهر عنوان النتائج؟ هل أدرجت فقرة كاملة بدل عنوان؟ لا نعتبر مجرد ظهور مربع منظم دليلًا على نجاح المهمة. الأداة أخذت ما أعددته في المستند؛ فإذا كان تنظيمك يحتاج إلى تصحيح، فابدأ من عنوان المتن الذي سبب المشكلة، ثم راجع القائمة الناتجة.
متى تختار تحديث الصفحات ومتى تحدث الجدول كله؟
تفرق Microsoft بين خيارين: «تحديث أرقام الصفحات فقط» يعيد أرقام المواضع دون تغيير نصوص العناوين، و«تحديث الجدول بأكمله» يجدد العناوين والصفحات. من تبويب «مراجع» اختر تحديث الجدول ثم الخيار الملائم. أما الجدول المنشأ يدويًا فلا يحدثه Word من العناوين، وتحتاج إلى تعديل إدخالاته بنفسك. [2]
لنستخدم حالتين في تقريرنا. في الأولى أضفنا فقرة تحت طريقة العمل، وبقيت أسماء الأقسام كما هي. المشكلة التي نراجعها هي انتقال النتائج إلى صفحة لاحقة. في الثانية غيرنا اسم «طلبات الكتب» إلى «طلبات الكتب حسب الفئة» وأضفنا فرعًا جديدًا. لا يكفي في الحالة الثانية فحص الأرقام، لأن القائمة القديمة تفتقد الاسم الجديد والفرع المضاف.
قبل اتخاذ القرار، اكتب ما تغير بالفعل. هذه خطوة مراجعة نقترحها حتى لا تختار أمرًا من القائمة دون معرفة غرضه. وبعد تنفيذ التحديث، ارجع إلى الموضع المعدل وافحصه. إذا وجدت اسمًا قديمًا، فاسأل هل أجريت تعديل المتن أم كتبت البديل في جدول المحتويات فقط. في نموذجنا يبقى المتن مرجع الاسم، ونريد القائمة أن تطابقه في نسخة التسليم.
نموذج صفحاته افتراضية: من الصفحة التاسعة إلى الحادية عشرة
نفترض أن المقدمة تبدأ في الصفحة الأولى، وطريقة العمل في الرابعة، والنتائج في التاسعة، والمناقشة في الثانية عشرة، والمراجع في السادسة عشرة. هذه أرقام وضعناها للشرح، وليست تقريرًا فعليًا جرى ترقيمه. يمكن أن تعرض مسودة الفهرس خمسة أسطر بهذه العناوين والأرقام، وأن تعرض تحت النتائج فرعي استخدام المقاعد وطلبات الكتب في مواضع نفترضها داخل القسم.
ثم نفترض إضافة صفحتين كاملتين قبل بداية النتائج، دون تغيير توزيع ما بعدها في هذا التمرين. تصبح النتائج في الحادية عشرة، والمناقشة في الرابعة عشرة، والمراجع في الثامنة عشرة. المقدمة وطريقة العمل لم تتحركا في الحالة المحددة. العملية الحسابية بسيطة: نضيف اثنين إلى المواضع التي جاءت بعد الإضافة، ولا نضيفهما آليًا إلى كل رقم في القائمة.
الغرض من المثال رؤية أثر التعديل لا توفير طريقة يدوية لترقيم بحث حقيقي. في مستند فعلي قد تغير الإضافة التفاف النص وتوزيع الصفحات بصورة تختلف عن افتراض صفحتين كاملتين. لذلك لا تنسخ الأرقام الجديدة من هذا النموذج إلى ملفك. افحص صفحات ملفك نفسه وحدّث جدوله، ثم اختبر عنوانًا قبل الإضافة وعنوانًا بعدها لتعرف ما حدث فعلًا.
التنسيق العربي: اجعل العنوان ورقمه قابلين للقراءة
في النموذج الذي نقترحه، نضع العنوان العربي في طرف السطر الأيمن ورقم الصفحة في مساحة واضحة يسارًا. هذه طريقة عرض اخترناها لرسوم المقال، ولا نفرضها على دليل جامعتك. إذا كان العنوان طويلًا، اسمح له بالانتقال إلى سطر آخر داخل مساحته، واترك رقم الصفحة واضحًا. لا تضغط الحروف أو تصغرها كثيرًا كي تحشر كل عنوان في سطر واحد.
جرب عرض قائمة فيها «طريقة تسجيل الملاحظات في ركن القراءة». إذا امتدت العبارة إلى منطقة الرقم، فافصل مساحة العنوان عن مساحة الأرقام في التنسيق الذي تستعمله. وفكر كذلك في المسافة البصرية بين الرئيسي والفرعي: في رسمنا يتقدم عنوان النتائج، ثم تظهر فروعه بإزاحة بسيطة. القارئ يرى العلاقة دون حاجتك إلى كتابة كلمة «فرعي» بجانب كل سطر.
وعند اختلاف اتجاه النص بسبب مصطلح لاتيني أو رقم، راجع السطر في شكل التسليم لا في شاشة التحرير وحدها. تستطيع في التدريب تقصير عنوان مبهم داخل المتن ثم تحديثه، أو ضبط طريقة التفافه في القائمة وفق الدليل. لكن لا تحذف كلمة تغير المعنى من الفهرس وحده لتبدو المساحة أنظف؛ عندئذ لا يعود الاسم في القائمة مطابقًا للاسم الذي سيجده القارئ.
عنوان مفقود أو زائد: ابدأ من موضعه في المتن
تذكر Microsoft أن العناوين الغائبة غالبًا لم تنسق كعناوين، وتوجه إلى تطبيق نمط العنوان ثم تحديث جدول المحتويات. وجود خط عريض أو كبير لا يكفي وحده بدل تعيين نمط العنوان الذي يستخدمه الجدول. [1]
في تقريرنا ظهر عنوان «المناقشة» في النص لكنه غاب عن القائمة. لا نصلحه بكتابة سطر جديد داخل الجدول قبل البحث عن السبب. نفحص موضعه ونمطه، ثم نقارن تنظيمه بعنوان «النتائج» الذي ظهر كما نريد. وإذا كان اختيار مستويات العرض يستبعد الدرجة التي ينتمي إليها، فنراجع هل المشكلة في مستوى العنوان أم في قرار عرض القائمة، وفق ما طلبه المعلم في التمرين.
وفي حالة أخرى ظهرت جملة «وصلت ثلاثة طلبات في بداية اليوم» كعنوان. كانت في نموذجنا فقرة نتيجة وليست قسمًا مستقلًا. نتأكد من المقصود في المتن ونعيد تنظيمها، ثم نراجع القائمة. لا نكتفي بإخفاء السطر الغريب إذا بقيت الفقرة تعامل في الملف كعنوان. الهدف أن تتفق بنية المستند مع قائمة محتوياته، لا أن يبدو الفهرس صحيحًا بعد سلسلة حذف يدوي يصعب تتبعها.
الفهرس اليدوي في تمرين صغير: ماذا يجب مراجعته؟
قد يطلب منك المعلم قائمة قصيرة تكتبها بنفسك، أو قد تعمل على ورقة لا تستخدم Word. في هذه الحالة نقترح جدول مراجعة من ثلاثة أعمدة: العنوان في القائمة، والعنوان في المتن، ورقم بداية الجزء. خذ عنوانًا واحدًا كل مرة وطابق النصين، ثم افتح الموضع المشار إليه. لا تعتمد على أنك أعددت الأرقام بالأمس إذا حدثت تعديلات بعد ذلك.
في مثالنا يمكن أن يخطئ الكاتب بنقل «المراجع» إلى الصفحة السابعة عشرة بينما تبدأ في الثامنة عشرة. نكشف الخطأ بالعودة إلى بداية القسم، لا بعدّ عدد الأسطر في القائمة. ويمكن أن يكتب «طلب الكتب» مفردًا بدل «طلبات الكتب» جمعًا. حتى لو فهم القارئ المعنى المقصود، فإن قائمة التسليم تحتاج إلى مطابقة واضحة، لا مجموعة أسماء قريبة يصعب على المراجع تتبعها.
واحتفظ بملاحظة عن آخر نسخة راجعتها. مثلًا: «راجعت العناوين والصفحات في نسخة التدريب الثانية». هذا وصف لإجراء مراجعة، وليس وعدًا بأن أي نسخة لاحقة ستظل صحيحة. إذا أعاد زميلك تنسيق المتن، فأعد الفحص في المواضع التي تأثرت، ثم افحص القائمة كلها قبل التسليم. يساعدك السجل على معرفة أين تبدأ المراجعة التالية بدل تخمين من أدخل آخر تعديل.
فحص ملف التسليم واختيار المسؤول عن آخر تحديث
عند مشاركة التقرير، اقترحوا مسؤولًا عن جمع النسخة التي ستسلمونها وآخر فحص للقائمة. يستطيع كل كاتب تصحيح عنوان قسمه، لكن يلزم أن يعرف الفريق أي ملف هو نسخة التسليم. في تمريننا نسمي الملفات «مسودة» و«للمراجعة» و«للتسليم»، ونسجل موعد المراجعة الفعلي عند العمل الحقيقي. لا نقدم هنا أسماء ملفات أو مواعيد من مشروع نفذناه؛ هي اقتراحات تنظيمية.
افتح النسخة التي سيقرأها المستلم وافحص ثلاثة مواضع مختلفة: قسمًا في البداية، وآخر في الوسط، والمراجع أو الملحق في النهاية. ثم طابق بقية السطور، لأن نجاح ثلاث عينات لا يثبت صحة القائمة كلها. إذا تغير شكل المستند عند تصديره، ارجع إلى المصدر وصحح التوزيع ثم أعد التصدير والفحص. لا ترسل ملفًا آخر معتقدًا أن مراجعة النسخة السابقة تنتقل إليه تلقائيًا.
وإذا وجدت عنوانًا لا تعرف سبب وجوده، فراجع الكاتب المسؤول عن ذلك الجزء قبل حذفه. قد يكون ملحقًا مطلوبًا أو بقايا قسم أزيل. سجل القرار في العمل المشترك بحيث لا يعيده شخص آخر من نسخة قديمة. عندما تنتهي، يصبح معنى «فهرس راجعناه» محددًا: عناوين ومواضع في ملف معلوم، وليس شكلًا ظاهريًا جميلًا رأيناه في مرحلة سابقة.
أسئلة شائعة عن كتابة فهرس البحث
هل يجب أن يظهر كل عنوان صغير؟ ارجع إلى المستوى المطلوب في دليل التسليم. في نموذجنا يعرض الفهرس الأقسام والفروع الأساسية فقط، ويظل تفصيل «الفترة الأولى» داخل المتن. لا تختار العدد وفق جمال صفحة واحدة ثم تحذف أجزاء يحتاجها القارئ. وإذا احتاجت القائمة إلى أكثر من صفحة، فراجع متطلبات العرض والالتفاف بدل افتراض أن الفهرس الصحيح لا يمكن أن يتجاوز صفحة.
هل أكتب الفهرس قبل اكتمال البحث؟ يمكنك التخطيط للعناوين مبكرًا واستخدام القائمة في المسودة، لكن الأرقام النهائية تحتاج إلى مطابقة نسخة التسليم. في تدريبنا تغيرت النتائج من التاسعة إلى الحادية عشرة بعد الإضافة. لا تجعل اكتمال جدول مرتب في مرحلة التخطيط علامة على اكتمال المتن. راجع كل جزء ما زال يحمل عنوانًا دون المادة التي يعد القارئ بها.
هل هناك ترتيب واحد يصلح لكل الرسائل؟ هذا المقال لا يفرض ترتيبًا للصفحات التمهيدية أو حجمًا موحدًا للخط. اقرأ دليل الجهة، ثم افصل بين متطلباتها وبين الأمثلة التعليمية التي أعددناها. الفكرة التي تختبرها في كل مرة هي الوصول إلى الجزء الصحيح باسم مطابق ورقم صحيح، مع بنية يستطيع القارئ فهمها. أما تفاصيل النمط فتقررها متطلبات العمل الذي ستسلمه.
المصادر ومتابعة القراءة
- Microsoft — إدراج جدول المحتويات (يفتح في نافذة جديدة)support.microsoft.com
- Microsoft — تحديث جدول محتويات (يفتح في نافذة جديدة)support.microsoft.com
- Iowa State University — Annotated Samples (يفتح في نافذة جديدة)cce.grad-college.iastate.edu
- Microsoft — إنشاء فهرس وتحديثه (يفتح في نافذة جديدة)support.microsoft.com
أُعدّ هذا المقال بصياغة عربية أصلية بالاستناد إلى المصادر أعلاه، وهو مدخل تمهيدي إلى الموضوع. اقرأ منهجية المحتوى وحدوده.