وصف وظيفي يكتبه الذكاء الاصطناعي ينبغي أن يبدأ من العمل الفعلي الذي ستكلف به الشخص. تشرح OPM أن تحليل الوظيفة يفحص المهام والكفاءات والعلاقة بينهما، وأن معلوماته تساعد في تحديد المتطلبات واحتياجات التدريب. [1] نطبق الفكرة على مسودة افتراضية؛ لا نعلن شاغرا حقيقيا أو ننشئ شروط توظيف ملزمة.
الخلاصة السريعة
اكتب المهام وأدلة ضرورتها، وميز ما يحتاجه الشخص عند البداية مما ستدربه المؤسسة عليه، ثم احذف الشروط التي لم يعتمدها صاحب الوظيفة.
- صف العمل قبل ملء قائمة مؤهلات؛ تربط OPM تحليل الوظيفة بالمهام والكفاءات اللازمة لها. [1]
- اسأل صاحب المهمة عما يلزم عند البداية وما سيقدم له تدريب؛ لا تجعل كل أداة يستخدمها الفريق شرطا تلقائيا على المتقدم.
- راجع شرطا أضافته المسودة بلا سند، مثل شهادة لم تعتمدها المؤسسة؛ عدم اعتمادها هنا لا يعني أنها بلا قيمة في كل وظيفة.
- تحقق من المسؤوليات والمواعيد والمتطلبات عبر صاحب الصلاحية؛ مسودة الوصف لا تثبت وجود شاغر أو اعتماد راتب أو طريقة تقييم عادلة.
ما العمل الذي نريد وصفه؟
نفترض أن ورشة فنية تحتاج في تمرين إداري إلى شخص يجهز حقائب مواد للمجموعات. يعدد المسؤول المهام: قراءة قائمة كل مجموعة، ومطابقة المواد بالعدد المطلوب، وتسجيل الناقص، وتسليم القائمة للمشرف قبل الموعد الداخلي. هذا وصف للعمل المقصود، لا إعلان استقدام أو عرض وظيفة فعلي.
تنطلق OPM من فحص المهام والكفاءات والعلاقة بينهما، وتذكر الاستفادة من التحليل في المتطلبات والتدريب. [1] نكتب لذلك، في مسودتنا، أن مطابقة قائمة مواد مهمة فعلية؛ أما عبارة «شخص ديناميكي عالي الأداء» فلا تبين العمل الذي سيطلب منه أو كيف سيراجعه المسؤول.
ما الذي يجب معرفته عند أول يوم؟
في السيناريو، يفترض المسؤول أن قراءة قائمة المواد وعدها مطلوبة عند البداية. لكنه يقرر تدريب الشخص على نموذج المخزون الداخلي خلال العمل. إذا أضاف المساعد إتقان اسم برنامج المخزون نفسه كشرط دخول، فقد غير قرار المسؤول بشأن التدريب.
نقترح عمودين للمراجعة: «يحتاج عند البداية» و«يتعلم ضمن التدريب المعلن». يراجع صاحب المهمة هذا الفصل وفق حاجته الفعلية. ليس معنى ذلك أن كل مهارة قابلة للتأجيل، أو أن التدريب متاح حتما؛ يجب أن تتفق المسودة مع ما ستوفره المؤسسة فعلا، لا مع اقتراح متفائل من الأداة.
كيف تكتشف شرطا لا تسنده المهمة؟
تضيف المسودة الافتراضية «شهادة تصميم رقمي متقدمة». يسأل المسؤول: أي مهمة من القائمة تتطلب هذه الشهادة؟ لم يكلف الشخص بإنتاج تصاميم، ولم يعتمد هذا المؤهل في التمرين. يحذف الشرط من المسودة أو يعيد تعريف الحاجة مع صاحب الصلاحية، بدلا من إبقائه لأنه يبدو احترافيا.
لا نقول إن الشهادة عديمة الفائدة أو إن صاحبها غير مناسب؛ السؤال هو سند إلزامها لهذه الوظيفة تحديدا. وبالمثل، ذكر أن الفريق يستخدم الإنجليزية في بعض الواجهات لا يحدد وحده مستوى اللغة اللازم لكل مهام الشخص. نحتاج وصفا عمليا للقراءة أو التواصل المطلوبين قبل تحويلهما إلى شرط.
ما الذي يجب اعتماده قبل استخدام الوصف؟
يراجع المسؤول عناوين المهام وحدود المسؤولية وما يحتاجه الشخص عند البداية وما يقدم من تدريب. ويؤكد من يقرر التسليم ومن يتابع النقص. إذا بقي الموعد أو نمط العمل مجهولا، لا يملأه المساعد من وظيفة شبيهة أو من قالب عام.
الموافقة على صياغة مسودة لا تثبت وجود ميزانية أو شاغر أو راتب معتمد، ولا تمنحها شهادة امتثال للقوانين. لم نجرب أداء أشخاص أو نقس أثر هذه الصياغة على الاختيار. تقدم المسودة علاقة قابلة للمراجعة بين المهام والمتطلبات؛ اتخاذ قرار توظيف يحتاج إجراءات المؤسسة وأدلة مستقلة تخصه.
المصادر ومتابعة القراءة
أُعدّ هذا المقال بصياغة عربية أصلية بالاستناد إلى المصادر أعلاه، وهو مدخل تمهيدي إلى الموضوع. اقرأ منهجية المحتوى وحدوده.